von Bernhard Mändle, REALTECH AG
Duet steht für eine Partnerschaft zwischen SAP und Microsoft, die den Zugriff auf Unternehmensanwendungen vom Desktop aus vereinfachen soll. Office-Anwendungen von Microsoft lassen sich künftig enger mit den in SAP abgebildeten Geschäftsprozessen verbinden. Welche Aspekte Unternehmen bei der Einführung von Duet berücksichtigen müssen und wie sich der Nutzen unternehmensintern darstellen lässt, beschreibt der folgende Beitrag.
Die Lösung „Duet Software for Microsoft Office and SAP“, so die offizielle Produktbezeichnung, besteht aus einer Reihe von Software-Komponenten, die Microsoft Office-Anwendungen und SAP Business-Prozesse miteinander verbinden. Durch die damit mögliche enge Integration der Microsoft Office-Umgebung mit SAP-Applikationen vermeiden Anwender beispielsweise zeitraubende und fehlerträchtige Medienbrüche. Informationen stehen dem Mitarbeiter schnell und präzise für Entscheidungen zur Verfügung, so dass sich Geschäftsabläufe insgesamt beschleunigen.
Einführung von Duet
Um Duet zu implementieren, sind zunächst die notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Das SAP-System benötigt ERP 2004 sowie SAP Employee Self Services (SAP ESS) und SAP Manager Self Services (SAP MSS). Das Microsoft-System setzt Office 2003 Professional, Exchange Server 2003 sowie Windows 2003 Server mit Duet-Extensions voraus. Entsprechende Lizenzen benötigen sowohl die Microsoft Office-Umgebungen als auch das SAP-System (Employee, Full Professional oder Limited Professional Benutzer-Lizenz).
Ähnlich wie aus SAP-Systemen gewohnt, haben Kunden auch in Duet die Möglichkeit, die Standard-Szenarien den Geschäftsprozessen im eigenen Unternehmen anzupassen. Dies erfolgt entweder über Microsoft .NET oder mit einem von SAP entwickelten Software Development Kit.
Im dritten Quartal 2006 erscheint das erste von vorerst zwei Value Packs für Duet. Das Paket enthält die Szenarien „Recruitment Management“ für Bewerbungsverfahren, „Travel Management“ für die Organisation von Geschäftsreisen sowie „Analytics & Reports“ für Geschäftsanalysen. Das zweite Value Pack ist für das vierte Quartal geplant und kommt mit vordefinierten Geschäftsabläufen für „Sales Management“ und „Purchasing Management“, um Vertriebsaktivitäten und den Einkauf zu unterstützen.
Einsatz von Duet im E-Recruitment
Wie sich Duet in der Praxis bewährt, zeigen die folgenden Beispiele aus einem Online-Bewerbungsverfahren und einem System zur Budgetkontrolle. Internet gestützte Bewerbungsprozesse kommen zwar bei vielen Unternehmen zum Einsatz, jedoch ist die elektronische Weiterverarbeitung der Daten nur selten gegeben. Ein E-Recruiting-System bildet idealerweise den gesamten Ablauf einer Bewerbung ab, beginnend mit der Stellenausschreibung, dem Verarbeiten der eingehenden Unterlagen sowie aller Kommunikationsprozesse bis hin zur Einstellung eines Bewerbers.
Bei diesem Prozess fallen typischerweise die folgenden Arbeitsschritte an: Terminkoordination von Vorstellungsgesprächen, Zusammenführen aller zu einem Bewerber vorliegenden Daten, Vergleich der Bewertungen und die Entscheidungsfindung für eine Einstellung. Die Terminverwaltung und die Prozesse aus dem E-Recruitment, wie beispielsweise das Erfassen der Bewerbungsunterlagen, laufen in der Praxis häufig noch in zwei voneinander getrennten Systemen ab. Um beispielsweise dem Personalverantwortlichen die Daten aus dem SAP E-Recruitment-System zur Verfügung stellen zu können, müssen diese zuerst in Outlook-Termine oder Outlook-Aufgaben übertragen werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche haben nicht nur Zeitverlust, sondern auch eine erhöhte Fehlerquote bei der Bearbeitung zur Folge.
Mit Duet gestalten Unternehmen ihre E-Recruitment Prozesse effizienter: Die Verknüpfung von Desktop- und Unternehmensanwendungen eröffnet neue Möglichkeiten, die nicht nur die Bearbeitungsprozesse beschleunigen, sondern auch die Qualität der Daten sicherstellen. Beispielsweise ist es nun möglich, direkt in Outlook Aufgaben zu definieren und diese mit den jeweils benötigten Bewerberdaten zu verknüpfen. Damit stehen dem Mitarbeiter in der Personalabteilung alle relevanten Informationen direkt in Outlook zur Verfügung. Die Abstimmung eines Interviewtermins erfolgt nun wie gewohnt über die Meeting-Funktion in Microsoft Office. Die abschließende Bewertung des Bewerbers lässt sich direkt in der Outlook-Funktion „Aufgaben“ vornehmen.
Budget-Überwachung mit Microsoft Office
In vielen Organisationen werden auch heute noch Budgets per Hand erstellt und kontrolliert, wie das Beispiel einer Fachhochschule zeigt. Die einzelnen Fachbereiche erhalten manuell zusammengestellte Berichte mit Finanzdaten der jeweiligen Kostenstellen. Über die SAPGui haben die Fachbereichsleiter die Möglichkeit, ihren Bericht zu starten und die Informationen dann in eine Excel-Liste zu übertragen. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, entschloss sich die Fachhochschule zur Einführung von Duet. Heute sind die Finanzdaten deutlich schneller abrufbar und die Budgetkontrolle hat sich insgesamt vereinfacht.
Über das neu implementierte Budget Monitoring erhält jeder Fachbereichsleiter per E-Mail seine jeweiligen Kostenstelleninformationen. Für jeden Report sind Schwellenwerte definierbar, deren Überschreiten eine Benachrichtigung per E-Mail auslöst. Hat also eine Kostenstelle den geplanten Finanzbedarf erreicht oder überschritten, löst dies automatisch eine Nachricht an den zuständigen Bereichsleiter aus. Der somit reduzierte Bearbeitungsaufwand erbrachte der Fachhochschule einen zeitnahen Return on Investment (ROI).
Fazit
Mit Duet bieten SAP und Microsoft vielfältige Möglichkeiten zur effizienten und bidirektionalen Nutzung von SAP-Prozessen über Microsoft Office-Anwendungen. Zentrale SAP-Lösungen sind damit einem Nutzerkreis zugänglich, der bis dato kaum mit SAP-Anwendungen gearbeitet hat. Die hohe Akzeptanz auf Seiten der Anwender und damit auch der Erfolg der Lösung scheinen durch die konsequente Nutzung einer einfachen und bereits etablierten Oberfläche garantiert.