Von Bernhard Mändle, REALTECH AG
Duet – das ist der Begriff, dem wir in den vergangenen Monaten immer wieder in den Medien begegnet sind. Nun gut, wir wissen, dass es sich hierbei um ein Gemeinschaftsprodukt von SAP und Microsoft handelt. Doch welchen Nutzen hat diese Software eigentlich für mein Unternehmen? Und was gilt es vor und bei Einführung dieser Software zu beachten?
Erst vor wenigen Wochen, auf der Saphire 2005, hatten SAP und Microsoft den Launch eines gemeinsam entwickelten Produkts mit Namen Duet - im vergangenen Jahr unter dem Namen Mendocino gestartet - bekannt gegeben.
Ziel dieser Softwarelösung ist die Aufhebung der Prozess-Grenzen zwischen bekannten Microsoft Office-Anwendungen und SAP Business-Applikationen. Anwender haben nun die Möglichkeit, in ihrer gewohnten Microsoft Office-Umgebung auf SAP Business-Prozesse zurückgreifen zu können. Durchgängige Prozessketten über ganze Unternehmungen können damit sichergestellt werden. Besonders interessant ist die neue Lösung für so genannte Information Worker, also Personen die aktuelle Daten bearbeiten und diese für Koordination und Entscheidungen benötigen.
Microsoft und SAP versprechen eine Vielzahl von interessanten Anwendungsfällen, die als Standard ausgeliefert werden. Aktuell verfügbar sind die Prozesse Zeiterfassung, Budget-Überwachung, die Verwaltung und Beantragung von Urlaub sowie das Organisations-Management. Noch in diesem Jahr sollen die Szenarien Recruitment Management, Travel Management, Analytics & Reports sowie Sales- und Purchasing Management zur Verfügung stehen.
Einführung von Duet – Eine Empfehlung
Um Duet erfolgreich im Unternehmen zu implementieren, empfiehlt es sich bereits im ersten Schritt die notwendigen technischen Voraussetzungen zu beachten.
Für das SAP-System werden ERP 2004 sowie SAP Employee Self-Services (SAP ESS) und SAP Manager Self-Services (SAP MSS) benötigt. Das Microsoft-System setzt Microsoft Office 2003 Professional, Microsoft Exchange Server 2003 sowie Windows 2003 Server mit Duet-Extensions voraus. Lizenzen werden sowohl für Microsoft Office als auch für das SAP-System benötigt (Employee, Full Professional oder Limited Professional Benutzer-Lizenz).
Weitere Voraussetzung ist eine Single Sign On-Verbindung zwischen den Microsoft Office-Clients und den SAP-Systemen. Nur mithilfe dieser Lösung kann Duet die Benutzer-Authentifizierung für das SAP-System sicherstellen und somit die Berechtigungskontrolle innerhalb dessen gewährleisten.
Ähnlich, wie aus SAP-Systemen gewohnt, haben Kunden auch in Duet die Möglichkeit, die Standard-Szenarien ihren Business-Prozessen anzupassen, um den größtmöglichen Mehrwert zu erlangen. Ermöglicht wird dies unter anderem auch durch ein von SAP entwickelte Software Development Kit.
Zum Projektstart empfiehlt sich eine genaue Definition der Szenarien und Prozesse, die mit Duet genutzt werden sollen. Aufwendungen für die Einführung von Duet lassen sich am besten im Rahmen eines gemeinsamen Workshops mit den betroffenen Fachabteilungen abklären. Anschließend empfiehlt es sich, zur Komplettierung der Projektdaten, den Investitionsbedarf sowie die personellen Aufwendungen zu bestimmen.
Im ersten Schritt sollte ein einfaches Duet-Szenario, für einen bestimmten Nutzerkreis bestimmt und mit eingeführt werden. Die aus diesem Projekt gewonnenen Erfahrungen ermöglichen die einfache und deutlich effizientere Einführung weiterer Duet-Szenarien. Dafür kann die bereits vorhandene Duet Server-Infrastruktur, sowie die Anbindungen an SAP und Microsoft Exchange genutzt werden. Mit dieser Strategie können die Aufwendungen für weitere Duet-Szenarien minimiert werden.
Den eigentlichen Business-Nutzen des Gemeinschaftsproduktes von SAP und Microsoft wollen wir anhand von zwei Praxisbeispielen erläutern, die exemplarisch für eine Vielzahl von Anwendungsfällen steht.
Der Nutzen von Duet
Praxisbeispiel 1: Einsatz von Duet im E-Recuritment
Internet gestützte Bewerbungsprozesse kommen zwar bei vielen Unternehmen zum Einsatz, eine elektronische Weiterverarbeitung der Daten ist allerdings nur in den seltensten Fällen gegeben. Ein E-Recruiting-System bildet idealerweise den gesamten Ablauf einer Bewerbung ab. Die beginnt bereits mit der Stellenausschreibung, dem Verarbeiten der eingehenden Unterlagen und erstreckt sich über alle Kommunikationsprozesse bis hin zur Einstellung eines Bewerbers.
Bei diesem Prozess fallen typischerweise die folgenden Arbeitsschritte an: Terminkoordination von Vorstellungsgesprächen, Zusammenführen aller zu einem Bewerber vorliegenden Daten, Vergleich der Bewertungen und die Entscheidungsfindung für eine Einstellung. Die Terminverwaltung und die Prozesse aus dem E-Recruitment, wie beispielsweise das Erfassen der Bewerbungsunterlagen, laufen in der Praxis häufig noch in zwei voneinander getrennten Systemen ab. Um beispielsweise dem Personalverantwortlichen die Daten aus dem SAP E-Recruitment-System zur Verfügung stellen zu können, müssen diese zuerst in Outlook-Termine oder Outlook-Aufgaben übertragen werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche haben nicht nur Zeitverlust, sondern auch eine erhöhte Fehlerquote bei der Bearbeitung zur Folge.
Mit Duet gestalten Unternehmen ihre E-Recruitment Prozesse effizienter: Die Verknüpfung von Desktop- und Unternehmensanwendungen eröffnet neue Möglichkeiten, die nicht nur die Bearbeitungsprozesse beschleunigen, sondern auch die Qualität der Daten sicherstellen. Beispielsweise ist es nun möglich, direkt in Outlook Aufgaben zu definieren und diese mit den in SAP verwalteten Bewerberdaten zu verknüpfen. Damit stehen dem Mitarbeiter in der Personalabteilung und den jeweiligen Personalverantwortlichen in den Fachabteilungen alle relevanten Informationen direkt in Outlook zur Verfügung. Die Abstimmung eines Interviewtermins erfolgt nun wie gewohnt über die Meeting-Funktion in Microsoft Office. Die abschließende Bewertung des Bewerbers lässt sich direkt in der Outlook-Funktion „Aufgaben“ vornehmen.
Praxisbeispiel 2: Budget Monitoring mit Microsoft Office
In vielen Unternehmen werden auch heute noch Budgets manuell erstellt und kontrolliert. So auch die Situation an einer Fachhochschule in Deutschland, bei der den einzelnen Fachbereichen regelmäßig manuell erstellte Berichte mit den Finanzdaten der jeweiligen Kostenstellen zur Verfügung gestellt werden. Über die SAPGui hat jeder Fachbereichsleiter die Möglichkeit, diesen Bericht zu starten und die Informationen dann in eine Microsoft Excel-Liste zu übertragen.
Um diesen Prozess effizienter gestalten zu können, entschloss sich die Fachhochschule zur Einführung von Duet. Die Finanzdaten stehen nun on demand zur Verfügung.
Über das so genannte Budget Monitoring erhält nun jeder Fachbereichsleiter per E-Mail seine jeweiligen Kostenstelleninformationen. Dieser hat darüber hinaus die Möglichkeit für seinen Report Schwellwerte zu definieren, deren Überschreitung eine Benachrichtigung per E-Mail auslöst. Beispielsweise kann per Definition festgelegt werden, dass eine E-Mail Benachrichtigung erfolgt, sobald der geplante Finanzbedarf einer Kostenstelle im jeweiligen Monat überschritten wird. Der somit reduzierte Bearbeitungsaufwand erbrachte der Fachhochschule schon bald den gewünschten Return on Investment (ROI).
Ein Fazit
Mit Duet bieten SAP und Microsoft neue Möglichkeiten zur effizienten und bidirektionalen Nutzung von SAP-Prozessen über Microsoft Office-Anwendungen und erschließt sich dadurch einen Nutzerkreis, der bis dato kaum in SAP gearbeitet hat. Die hohe Akzeptanz auf Seiten der Anwender und damit auch der Erfolg der Lösung scheinen durch die konsequente Nutzung einer einfachen und bereits etablierten Oberfläche gewährleistet.
Die schrittweise Einführung der Software im Unternehmen garantiert eine erfolgreiche Implementierung von Duet. Wichtig ist, dass alle betroffenen Fachbereiche schon bei der Konzeption miteinbezogen werden, um den bestmöglichen Prozess für das Unternehmen zu bestimmen.