Von Bernhard Mändle, REALTECH AG
Seit 2005 setzt sich das FHHRZ (Fachhochschulen-Hessen-Rechenzentrum) mit einer möglichen Integration von SAP-Daten und -Prozessen in Office-Anwendungen auseinander. Schon seit der frühen Entwicklungsphase beobachteten die Verantwortlichen des FHHRZ die Einsatzmöglichkeiten von Duet – ehemals Mendocino. Duet ist das erste gemeinsame Produkt von SAP und Microsoft. Es hebt die Grenzen zwischen den bekannten Microsoft Office-Anwendungen und SAP Business-Prozessen auf. Für das FHHRZ stand sehr früh fest, Duet zu evaluieren und den Hochschulen danach zur Verfügung zu stellen. „Office-Produkte sind Standard am Arbeitsplatz in der Verwaltung der Hochschule Darmstadt (h-da). Die Integration der Arbeitsplatzanwendungen in den SAP-Bearbeitungsprozess bietet den Benutzern eine einfache Bedienung und den Hochschulen Potenzial für Kosteneinsparungen“, beschreibt Claus Rode, Leiter SAP Basis am Fachhochschulen-Hessen-Rechenzentrum, den Nutzen der neuen Lösung.
Gemeinsam mit dem langjährigen Partner REALTECH starte die h-da im August 2006 ein Pilotprojekt mit Duet. Das Projektteam baute eine virtuelle Duet-Umgebung mit zwei aktivierten Szenarien auf, um dieses Pilotprojekt für die Hochschule Darmstadt zu evaluieren. Die Evaluation des Tests dient später als Grundlage, Duet nach der Pilotphase in den regulären Betrieb an der h-da und anderen Hochschulen einzuführen.
Vor Beginn des Projekts trafen sich die Verantwortlichen mit den späteren KeyUsern zur Festlegung wichtiger Rahmenbedingungen des Projektes. Die Teilnehmer aus den jeweiligen Fachabteilungen der Hochschule Darmstadt und dem FHHRZ legten zwei geeignete Szenarien zur Erprobung fest: das Leave Management und das Budget Monitoring.
Leave Management
Viele Aufgaben rund um den Urlaubsantrag erledigen die Mitarbeiter der h-da momentan noch manuell. Der Prozess reicht von Ausfüllen einzeln ausgedruckten Urlaubskarten, über umfangreiche Abstimmungsschleifen bis hin zum händischen Eintrag des Urlaubs in das SAP HR Modul.
Mit Duet kann dieser Prozess entscheidend verbessert werden: Möchte ein Mitarbeiter Urlaub nehmen, trägt er diesen zuerst in Outlook ein, so als wolle er einen Termin planen. An das bekannte Kalenderfenster von Outlook ist ein Infofenster angedockt – die so genannte Taskpane. Dort sieht der Mitarbeiter eine aktuelle Übersicht der bereits genommenen und noch freien Urlaubstage. Außerdem ist hier auch der Workflow abgebildet: Anhand der bekannten Ampelfarben ist jederzeit ersichtlich, wer dem Antrag bereits zugestimmt hat bzw. wer momentan darüber entscheidet. Nach Auswahl des Urlaubszeitraumes wird ein Vertreter aus den im Organisations-Management hinterlegten Angestellten gewählt. Mit der Auswahl prüft und meldet das System automatisch die Verfügbarkeit der Vertretung.
Nach Versenden des Urlaubsantrages, wird der im SAP Organisations-Management hinterlegte Vorgesetzte direkt per E-Mail benachrichtigt. Akzeptiert er den Urlaubsantrag, kann der zuständige Personalsachbearbeiter in Outlook oder SAP GUI den Antrag prüfen und freigeben. Eine manuelle Berechnung der Urlaubstage oder manuelles Eintragen im HR-System entfällt. Duet nutzt dafür die in SAP hinterlegten Workflows.
Der Prozess in Duet läuft automatisiert ab. Die Mitarbeiter können alle Tätigkeiten innerhalb der Anwendungen ausführen. Durch diesen optimierten Prozess sparen diese einerseits Zeit beim Beantragen ihres Urlaubs, andererseits reduziert die Hochschule ihre Druckkosten sowie die manuellen Kontroll- und Prüfarbeiten.
Budget Monitoring
Professoren und Kostenstellenverantwortliche benötigen aktuelle Daten über das Budget ihres Verantwortungsbereiches. Dafür ist auf deren PC ein SAP GUI installiert. Damit meldet sich jeder Verantwortliche meist zum Ende der Woche an SAP an und startet einen kundenspezifischen Report. Die Laufzeit dieses Reports ist nicht zuletzt deshalb hoch, weil viele Mitarbeiter der Hochschule Darmstadt diese Daten simultan zum Ende der Woche abrufen. Nachdem sie die Daten im SAP GUI erhalten haben, drucken die Nutzer den Report in der Regel aus, um ihn zu analysieren.
Dieser Prozessablauf enthält an mehreren Stellen Verbesserungspotenzial. Der Zugriff auf wichtige Planungsdaten, stellt derzeit einen noch hohen zeitlichen Aufwand dar. Das jeweils zuständige Rechenzentrum muss das SAP GUI nur für diesen Verwendungszweck auf den PCs der Kostenstellenverantwortlichen verteilen und warten.
Mit der Nutzung des Duet-Szenarios Budget Monitoring erhält der Verantwortliche automatischen Zugriff auf die benötigten Kostenstellendaten. Er legt direkt in Outlook fest, wann die Daten automatisch erzeugt und per E-Mail zugestellt werden sollen. Sie lassen sich dann direkt in Excel öffnen, dort analysieren und zusätzlich schnell über Outlook an andere Personen weiterleiten. Hierbei hat der Nutzer die Wahl, ob er die Daten oder die Definition des Reports an den Empfänger schicken möchte. Diese einfache Weiterverarbeitung und Weitergabe der Daten durch Duet steigert sowohl die Effizienz als auch die Qualität des Prozesses.
Duet im Testbetrieb
In der Pilotphase an der Hochschule Darmstadt nutzen die Verantwortlichen zur Einführung von Duet das 4-Phasen-Modell von REALTECH. Das bereits erprobte Verfahren ermöglicht ein strukturiertes und planmäßiges Vorgehen.
Der erste Schritt ist die Konsolidierung. Nachdem das Projektteam die beschriebenen Einsatzbereiche festgelegt und den erreichbaren Nutzen von Duet evaluiert hatte, folgte die Prüfung des Einflusses von Duet auf die IT-Infrastruktur und -Strategie sowie die Analyse der Systemvoraussetzungen.
Für den SAP-Bereich hatte die Hochschule durch das erst kürzlich erfolgte Upgrade auf ERP 2004 bzw. 2005 alle Voraussetzungen geschaffen. Auf Client-Seite sind Microsoft Office 2003 Professional und als Groupware Microsoft Exchange Server 2003 im Einsatz. Weitere Voraussetzung für Duet ist die Nutzung von Single Sign On. Da sich das FHHRZ neben anderen auf die beiden Anbieter Microsoft und SAP ausgerichtet hat, ist der Einfluss von Duet auf die IT-Strategie positiv zu bewerten. Das Projektteam musste lediglich eine Anpassung der vorhandenen Betriebsdokumentation für die Duet-Komponenten bzw. deren Abhängigkeiten vornehmen.
Nach der Prüfung der Voraussetzungen und dem Einfluss auf die IT-Strategie erfolgte als zweiter Schritt die Entwicklung eines Duet Masterplans. Dieser setzt sich aus einem Projektplan, der Dokumentation des System Designs und dem Betriebskonzept zusammen. Parallel wurden im so genannten "Mission Statement Duet" die Ziele des Projektes, bestehend aus den beiden beschriebenen Duet Szenarien, zusammengefasst. Hierzu zählen Angaben über den Umfang und Art der beabsichtigten Nutzung ebenso wie eine Definition der Zielgruppe. Das Dokument System Design enthält aufbereitete Informationen aus der technischen Sicht. So sind hier Daten zum Sizing der Landschaft oder die Konzepte für Lastverteilung und Verfügbarkeit thematisiert. Das Betriebskonzept dokumentiert den Entwurf für den Betrieb der Duet-Landschaft. Beschrieben sind hier, welche Abhängigkeiten zwischen den Systemen bestehen oder auch welche Backup-Strategien für welche Teile der Duet-Landschaft gelten.
Im dritten Schritt – der experimentellen Phase – erstellten die Verantwortlichen eine virtuelle Sandbox-Umgebung für Duet. Hierbei bauen sie die komplette Landschaft als virtuelle Umgebung mit Microsoft Virtual Server Systemen auf. Ausschlaggebend für diese Vorgehensweise war eine dadurch deutlich leichtere Portierung des Sandbox-Systems auf andere Systeme, um diese Umgebung beispielsweise später auch anderen Hochschulen zur Verfügung zu stellen. Als SAP System nutzte das Team eine Systemkopie des HR-Systems der Hochschule Darmstadt mit anonymisierten Daten. Darüber hinaus wurden ein Microsoft Exchange Server sowie eine Microsoft Active Directory Service aufgesetzt.
Nach dem erfolgreichem Aufbau der Sandbox Systemlandschaft wurden im Pilotbetrieb erste Erfahrungen gesammelt. Aus diesen Erfahrungen heraus ergaben sich die Anforderungen an das Customizing, die im nächsten Schritt umgesetz wurden.
„Das strukturierte Vorgehen nach dem 4-Phasen-Modell von REALTECH ist sehr erfolgsversprechend. Der Nutzen für die Hochschule wird deutlich herausgearbeitet. Die virtualisierte Demolandschaft ermöglicht das praktische Testen des neuen Systems unter realen Bedingungen und ist für die Akzeptanz des neuen Systems innerhalb der Sachbearbeitung ein wichtiges Element“, beschreibt Reiner Göttmann, Leiter FHHRZ, die bisherige Umsetzung der Duet-Einführung. Innerhalb des Pilotprojektes ist ein Rollout des Duet-Szenarios Leave Management bei 120 Anwendern und des Szenarios Budget Monitoring bei 30 Anwendern geplant.
Fazit
Mit Duet bieten SAP und Microsoft neue Möglichkeiten zur effizienten und bidirektionalen Nutzung von SAP-Prozessen über Microsoft Office-Anwendungen. Die Verbindung dieser zwei bisher getrennten Welten stellt die zentrale Herausforderung in einem Duet-Projekt dar. Die frühzeitige Einbeziehung der Fachabteilungen in das Projekt an der Hochschule Darmstadt ist äußerst wichtig. Sie entscheiden über die Umsetzung im täglichen Betrieb. Der Pilot-Rollout ist zunächst für den Verwaltungsbereich der Hochschule angedacht, da hier die Voraussetzungen mit einer Active Directory-Struktur und der Exchange Groupware-Lösung vorhanden sind. „Duet ist eine weitere Zugangsmöglichkeit zu den SAP-Informationen, neben dem klassischen SAP GUI und einer geplanten Portallösung“, so Claus Rode.
Über FHHRZ
Das FHHRZ (Fachhochschulen-Hessen-Rechenzentrum) ist das gemeinsame SAP-Rechenzentrum aller Fach- und Kunsthochschulen und der Forschungsanstalt Geisenheim in Hessen. Es wurde 1999 als gemeinsames SAP-Rechenzentrum aller Fachhochschulen in Hessen gegründet und bietet seinen Kunden die zentrale SAP Basis und Modulbetreuung (HR, CO, FI, FI-AA, MM). Das FHHRZ betreibt zurzeit 5 SAP-Systeme auf ERP 2005 sowie seit Dezember 2005 mit 5 SAP ERP 2004 HCM Systemen die zentralen Systeme zur Personaladministration und Abrechnung aller hessischen Hochschulen.