Von Sven Herold, REALTECH AG
Laut aktuellen Zahlen des Branchenverbands BITKOM arbeiteten 2006 in Deutschland mehr als die Hälfte aller Beschäftigten am Computer. Doch auch im Zeitalter des Computers sind noch lange nicht alle Unternehmensprozesse in digitaler Form abgebildet. Die daraus resultierenden Folgen sind mehr Zeitaufwand und höhere Verwaltungskosten. Abhilfe verspricht Duet – das Gemeinschaftsprodukt von SAP und Microsoft.
Duet ermöglicht Anwendern den direkten Zugriff auf SAP-Funktionen von Microsoft Office aus. Mit Hilfe der neuen Software-Lösung können so genannte User-Szenarien realisiert werden, die jeweils unterschiedliche Aufgaben verfolgen. Folgende Szenarien sind bisher erschienen: Organization Management, Leave Management, Budget Monitoring, Time Management, Travel Management, Reports and Analytics, Sales Management, Purchasing Management und Demand Planing. Die Funktionen der neuen Softwarelösung ermöglichen die stärkere Einbindung der Belegschaft, steigern die Produktivität der Anwender und optimieren in Unternehmen die internen Verwaltungsprozesse, indem papierbasierte Prozesse entfallen.
Als Integrationslösung richtet sich Duet in erster Linie an so genannte Information Worker. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie ca. 80 Prozent ihrer Arbeit mit Microsoft Office erledigen und weitere Applikationen kontinuierlich zum Datenaustausch mit anderen Mitarbeitern nutzen. Mit Microsoft Outlook als Hauptoberfläche von Duet steht den Mitarbeitern eine vertraute Umgebung zur Verfügung, mit der sie beispielsweise ihren Urlaubsantrag direkt in das SAP-System buchen. Dadurch entstehen weniger redundante Daten, was eine Entlastung der Anwender zur Folge hat. Nach jedem Prozessschritt erhält der jeweils Verantwortliche über den Vorgang per E-Mail eine Nachricht. Dieser Ablauf erfüllt die Richtlinien für Transparenz und gewährleistet einen medienbruchfreien Informationsfluss. Diese Abläufe tragen entscheidend zur Akzeptanz der Anwender bei.
Mit der Duet Version 1.0 stehen Unternehmen vier Geschäftsprozesse zur Verfügung. Diese sind Zeitmanagement, Budgetkontrolle, Organisationsmanagement und Abwesenheitsmitteilungen bzw. Urlaubsverwaltung. Künftige Versionen sollen weitere Self Services sowie Prozesse aus den Bereichen Customer Relationship Management (CRM) und Supplier Relationship Management (SRM) mit Microsoft Office verknüpfen. Konkret verspricht der Ausblick auf die neue Duet-Version im Sommer 2007 zusätzliche Funktionen wie Recruitment Management, Reisemanagement, Analytics und Reporting sowie Vertriebs- und Einkaufsmanagement. Hinzu kommen die Spracherweiterungen Deutsch, Französisch, Japanisch, Portugiesisch und Spanisch.
Zwei Funktionen von Duet – das Budget Monitoring und das Recruitment Management - sind Gegenstand dieses Artikels und werden näher betrachtet.
Anwendungsbeispiel 1: Budgetkontrolle
Die Einführung von Duet bei der Budgetkontrolle zeigt eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Bisher mussten Fachbereichsleiter die Daten für ihre Budgetberichte im klassischen SAP GUI suchen und diese dann in eine Excel-Liste übertragen, um sie weiterverarbeiten und analysieren zu können. Fehleranfällige Medienbrüche, doppelte Informationsverarbeitung, die komplizierte Suche nach Informationen und Wartezeiten auf Informationen aus dem SAP-System, sind die Nachteile dieser Vorgehensweise. Mit der Implementierung von Duet entfallen diese Aspekte komplett. Jeder Fachbereichsleiter erhält nun per E-Mail seine jeweiligen Kostenstelleninformationen. Über das Duet Action Pane lassen sich Schwellenwerte definieren, deren Überschreiten eine Benachrichtigung per E-Mail auslöst. Hat also eine Kostenstelle den geplanten Finanzbedarf erreicht oder überschritten, wird automatisch eine Nachricht an den zuständigen Bereichsleiter ausgelöst.
Erste Projekte und Pilotversuche mit Duet zeigen deutliche Einsparungen beim Zeitaufwand pro Nutzer und damit verbunden eine Kostensenkung beim Budget-Monitoring. Die Gegenüberstellung der klassischen SAP-Anwendung über SAP GUI mit der neuen Software-Lösung Duet bezüglich Aufwand und Personalkosten erbrachte an einer hessischen Hochschule folgende Werte: Bei einer Anzahl von 120 Nutzern verringert sich der durchschnittliche Zeitaufwand pro Jahr und Nutzer für die Kontrolle des Budgets von 192 auf 12 Minuten. Der jährliche Gesamtaufwand für die Budgetkontrolle aller 120 Anwender sinkt mit Duet von 384 Stunden auf nur noch 12 Stunden.
Nimmt man 30 Euro pro Stunde an Personalkosten als Rechengrundlage, ergibt sich für den Einsatz von Duet ein Einsparpotenzial auf alle 120 Anwender gesamt gesehen von 10.800 Euro gegenüber der Nutzung der SAP-Anwendung über das herkömmliche SAP GUI.
Anwendungsbeispiel 2: Recruitment Management mit Duet
Ein weiterer Vorteil von Duet zeigt sich beim Bewerber-Management. Mit Duet gestalten Unternehmen ihre Recruitment-Prozesse effizienter: Die Verknüpfung von Desktop- und Unternehmensanwendungen eröffnet neue Möglichkeiten, die nicht nur die Bearbeitungsprozesse beschleunigen, sondern auch die Qualität der Daten sicherstellen.
Internetgestützte Bewerbungsprozesse kommen zwar bei vielen Unternehmen zum Einsatz, eine elektronische Weiterverarbeitung der Daten ist allerdings nur in den seltensten Fällen gegeben. Ein E-Recruiting-System bildet idealerweise den gesamten Ablauf einer Bewerbung ab. Die beginnt bereits mit der Stellenausschreibung, dem Verarbeiten der eingehenden Unterlagen und erstreckt sich über alle Kommunikationsprozesse bis hin zur Einstellung eines Bewerbers. Bei diesem Prozess fallen typischerweise die folgenden Arbeitsschritte an: Terminkoordination von Vorstellungsgesprächen, Zusammenführen aller zu einem Bewerber vorliegenden Daten, Vergleich der Bewertungen und die Entscheidungsfindung für eine Einstellung.
In der Praxis laufen insbesondere die Terminverwaltung und Prozesse, wie das Erfassen der Bewerbungsunterlagen, häufig noch in zwei voneinander getrennten Systemen ab. Um beispielsweise dem Personalverantwortlichen die Daten aus dem SAP E-Recruitment-System zur Verfügung stellen zu können, müssen diese zuerst in Outlook übertragen werden. Die daraus resultierenden Medienbrüche haben nicht nur Zeitverlust, sondern auch eine erhöhte Fehlerquote bei der Bearbeitung zur Folge.
Duet ermöglicht einen effizienteren Ablauf: Personalverantwortliche können direkt in Microsoft Outlook Aufgaben definieren und diese mit den in SAP verwalteten Bewerberdaten verknüpfen. Damit stehen dem Mitarbeiter in der Personalabteilung und den jeweiligen Personalverantwortlichen in den Fachabteilungen alle relevanten Informationen direkt in Outlook zur Verfügung. Die Abstimmung eines Interviewtermins erfolgt wie gewohnt über die Meeting-Funktion. Die abschließende Bewertung des Bewerbers lässt sich ebenfalls direkt in Outlook vornehmen.
Voraussetzungen für die Nutzung von Duet
Die Nutzung der Duet-Funktionen ist an bestimmte Voraussetzungen bezüglich der vorhandenen Hard- und Software geknüpft. Die Grundarchitektur von Duet besteht aus dem SAP Backend System, den Clients, dem Exchange Server und dem Duet Server. Das SAP-System benötigt ERP 2004 sowie SAP Employee Self Services (SAP ESS) und SAP Manager Self Services (SAP MSS). Zudem müssen die Verantwortlichen alle neuen Patches für das SAP-System installieren und es auch darüber hinaus auf dem aktuellsten Stand halten. Auf Seiten der Microsoft-Applikationen benötigen Unternehmen Office 2003 Professional, Exchange Server 2003 sowie Windows 2003 Server für den Betrieb von Duet. Für die Duet-Komponenten sind zwei SAP Web Application Server 6.40 und die Datenbank Microsoft SQL 2005 vorgesehen. Weitere Voraussetzung ist eine Single-Sign-on-Verbindung zwischen den Clients und den SAP-Systemen, um nach dem Outlook-Login eine erneute Anmeldeprozedur im SAP zu vermeiden. Das im Sommer 2007 erscheinende Value Pack von Duet wird dann auch SAP ERP 2005 und Microsoft Office 2007 Professional unterstützen.
Die Implementierung von Duet
Vor der Implementierung von Duet sollten Unternehmen eine genaue Abgrenzung der Szenarien und Prozesse durchführen, die sie mit Hilfe von Duet umsetzen wollen. Entscheidend ist, dass alle betroffenen Fachbereiche schon bei diesem ersten Schritt mit einbezogen werden, um mit Duet den bestmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu erreichen.
Wie bei jeder Einführung neuer Anwendungssoftware ist es empfehlenswert, ein einfaches Duet-Szenario für einen ausgewählten Nutzerkreis zu bestimmen und zu testen. Dadurch können die IT-Verantwortlichen unternehmensspezifische Anforderungen praxisnah herausarbeiten und ein spezielles Customizing vornehmen. Die aus dem Startprojekt gewonnenen Erfahrungen ermöglichen eine deutlich effizientere Einführung weiterer Duet-Szenarien und erhöhen oftmals die unternehmensinterne Akzeptanz.
Fazit
Die unterschiedlichen User-Szenarien von Duet ermöglichen Unternehmen Verwaltungs- und Personalprozesse zu automatisieren, standardisieren und damit auch zu optimieren. Sie tragen dazu bei, den administrativen Aufwand der Mitarbeiter spürbar zu reduzieren und damit Zeit zu sparen sowie Kosten zu senken.
Mit Duet bieten SAP und Microsoft neue Möglichkeiten zur effizienten und bidirektionalen Nutzung von SAP-Prozessen über Microsoft Office-Anwendungen. SAP bringt hierbei das Know-how für übergreifende Geschäftsprozesse und ERP-Systeme ein, Microsoft die Kompetenz bei Office und Benutzeroberflächen. Zentrale SAP-Lösungen sind dadurch einem Nutzerkreis zugänglich, der bis dato kaum mit SAP-Anwendungen gearbeitet hat. Die konsequente Nutzung einer einfachen und bereits etablierten Oberfläche trägt dazu bei, dass die Anwender auf beiden Seiten die Lösungen schnell akzeptieren und effizient damit umgehen.
