Milano, gennaio 2003
Yomo è una società alimentare che conta oggi circa 500 dipendenti, il cui business è focalizzato sulla produzione e la distribuzione.
Si tratta di un Gruppo che comprende Yomo e altre società di produzione con marchi propri: Merlo di Aqui Terme, Pettinicchio di Latina, Torreinpietra di Roma e Mandria di Torino.
Per la distribuzione Yomo si avvale di una rete di circa 500 agenti con deposito che distribuiscono i prodotti del Gruppo su tutto il territorio italiano con la possibilità di servire giornalmente 40/50.000 punti vendita mediante sette piattaforme di distribuzione e cinquanta transit point. Ogni piattaforma gestisce 10/12 transit point (punti dove si connettono i singoli agenti per ricevere la merce preparata in piattaforma).
Per quanto riguarda i sistemi informativi occorre sottolineare come la società si sia sviluppata in modo considerevole con il trascorrere degli anni. Yomo è stata una delle prime società ad informatizzare la rete vendita nel settore della distribuzione dei prodotti freschi per i quali la chef line va dai 15 ai 35 giorni.
Il sistema informativo dal punto di vista tecnico è costituito da un AS/400 dedicato alla gestione della produzione e del personale e da un sistema basato su UNIX. Il sistema UNIX/SAP è entrato in azienda nel 1998 per soddisfare la necessità di adeguare i sistemi all’anno 2000.
Yomo, adeguandosi all’evoluzione del mercato, è passata da una produzione di 3/4 tipologie di prodotto ad una più ampia varietà di referenze. Tale incremento di referenze ha generato un aumento di informazioni da gestire.
L’implementazione di SAP ha rappresentato per il Gruppo Sitia-Yomo un punto di svolta che ha permesso la centralizzazione dei sistemi amministrativi e del controllo gestionale di tutte le società e la possibilità di una gestione per referenza. La rete vendita, che prima si appoggiava su AS/400, ora si appoggia sul sistema ERP ed è stata totalmente automatizzata.
Rispetto alle previsioni iniziali (gestire un sistema basato su un AS/400 che non occupasse più di 200 GB di memoria per una gestione basata su tre anni di dati storici on-line), Yomo si è trovata, a due anni dal lancio di SAP, con un database e una mole di dati che sono letteralmente esplosi a livello quantitativo.
Ciò ha portato il sistema ad essere uno dei più grandi in quanto a dimensione del database in ambito gestionale. Se, da un lato, il costo di gestione del sistema è elevato, dall’altro, garantisce a Yomo una visibilità marketing assolutamente mirata.
È nata quindi l’esigenza di seguire costantemente il dimensionamento del sistema per poter continuamente inserire nuovi dati superando il limite iniziale del sistema stesso.
Inoltre, se alla fine del 1999 il “tema caldo” era l’arrivo del 2000, il problema a cavallo del 2001-2002 era rappresentato dal passaggio all’Euro. A questo proposito, Yomo ha cercato all’esterno le competenze per avviare una verifica sul sistema.
È stato quindi predisposto un piano di lavoro per gestire la conversione di un sistema in cui entrano mensilmente circa 60 GB di dati.
Tra le competenze esterne di tipo sistemistico/applicativo in ambito tecnologico è stato avviato il rapporto con REALTECH.
Con quest’ultima, Yomo ha attivato una collaborazione in grado di garantire un supporto tecnologico costante al fine di verificare le prestazioni del sistema e sviluppare un piano che le permettesse di trovare una soluzione ai propri problemi gestionali.
La soluzione adottata ha previsto l’archiviazione di dati non necessari alle indagini statistiche delle singole direzioni (marketing, commerciale, logistica), la previsione di un business warehouse o di un datawarehouse e la revisione dell’impianto sistemistico per il miglioramento delle performance di un sistema “stressato” da una mole di dati enorme.
Il piano di lavoro impostato da Yomo con REALTECH, scelto come partner tecnologico per tutto il 2001, prevedeva anche un supporto di secondo livello molto mirato. Il supporto di primo livello è affidato tutto in outsourcing ad un’altra azienda.
Al di là di verificare con azioni mirate le prestazioni del sistema e di migliorarle non solo dal punto di vista applicativo, ma anche tecnico-gestionale, uno degli aspetti più importanti per poter arrivare ad una conversione all’Euro in tempi e modi adeguati era la possibilità di dotarsi di un sistema per effettuare parallelamente tutti i test legati all’introduzione della nuova moneta.
REALTECH ha iniziato le attività con Yomo concentrandosi principalmente su due aspetti: archiving da un lato e business warehouse dall’altro. Per quanto riguarda il secondo aspetto, meno impegnativo visti i tempi critici legati al primo, la società ha deciso di avvalersi direttamente di SAP Italia e di avviare nell’anno 2002 lo sviluppo del business warehouse SAP.
Più complessa e di difficile gestione appariva la tematica legata all’archiving. Yomo doveva arrivare alla data di conversione all'Euro, fissata per il primo di novembre, lasciando per quattro giorni consecutivi il sistema inattivo, con la possibilità di un ulteriore giorno. Era quindi necessario mettere in atto una serie di azioni per limitare le difficoltà che avrebbero avuto le diversi funzioni aziendali nei giorni di inattività del sistema.
Partendo da questi presupposti, Yomo e REALTECH hanno iniziato ad operare con successo sulla formazione interna e sulla ricerca degli elementi da archiviare per garantire il più a lungo possibile dati in linea agli utenti.
Per diversi mesi è stata condotta un’analisi dettagliata per determinare gli step delle attività, sono state sviluppate delle competenze interne in grado di supportare le attività giornaliere e sono state fissate con REALTECH una serie di azioni collaterali propedeutiche all’archiving.
Notevole è stata anche la riconfigurazione del sistema: dopo una prima analisi è stato necessario riconfigurare il database di sistema, attività completamente sconosciuta a Yomo che ha portato una serie di vantaggi in termini di prestazioni.
Queste attività di analisi, di verifica, di riconfigurazione si sono protratte fino alla metà di luglio 2000.
Successivamente è iniziata la fase di archiving di tutti i dati Yomo dell’anno 2000, partendo dai dati di magazzino di gennaio 2000 per arrivare ad ottobre ad archiviare anche fatture e ordini. Quest’attività è stata svolta da Yomo con il supporto di REALTECH che ha garantito in modo ottimale sia la consulenza di secondo livello sia il supporto per la formazione e un aiuto nelle attività giornaliere.
Il trasferimento delle competenze relative alla gestione dell’archiving da REALTECH ai Tecnici Yomo ha consentito a questi ultimi non solo di gestire in autonomia tale attività, ma anche di gestire in maniera adeguata un sistema gestionale di grandi dimensioni individuando le attività applicative che appesantivano inutilmente il sistema generando documenti ridondanti.
Se all’inizio 2001 la gestione del database poteva spaventare, oggi, nel 2002, non solo Yomo ha una migliore padronanza del sistema stesso, ma intende avviare con il supporto di REALTECH una serie di piani per attivare una procedura d’archiviazione in grado di limitare la crescita dimensionale del sistema gestionale e per gestire tutte le problematiche relative al business warehouse.
A questo fine, Yomo ha avviato con REALTECH una prima fase di recupero di tutto il materiale già archiviato per arrivare poi a capire come e quanti dati gestire sul business warehouse on-line.
Per il futuro Yomo ha intenzione di rendere ancora più sicura e veloce le comunicazione con il mondo esterno: giorno e notte vengono raccolti e trasmessi gli ordini a tutta la forza vendita esterna; si tratta di un aspetto molto impegnativo che deve essere ottimizzato a livello di ricezione, trasmissione e correttezza dati.
Nel futuro dell’azienda c’è anche il progetto della creazione di una società di logistica. Yomo sta infatti cercando di far confluire tutta la sua rete di distribuzione e l’attività di logistica in una nuova società che avrà la missione di distribuire prodotti freschi su tutto il territorio italiano attraverso una rete distributiva disponibile anche per potenziali clienti che non abbiano una propria rete così capillare.
Due sono gli obiettivi principali legati a questo progetto: creare un sistema gestionale, ma anche logistico-amministrativo per questa società e cominciare a pensare ad una soluzione di CRM. Dal punto di vista dello sviluppo del sistema SAP si assisterà poi al passaggio alla release 4.6 C.
Yomo sta valutando nuove soluzioni Intranet e Internet con cui costruire nuove modalità di gestione della rete distributiva, dei rapporti con gli eventuali partner per la distribuzione e con i clienti. Già oggi Yomo lavora con alcuni clienti attraverso un portale tecnico dove vengono raccolti tutti i dati per la fatturazione e vorrebbe, partendo da questa base, sviluppare nuove tipologie di rapporto con partner e fornitori.
