Il Gruppo e la nascita di Bayer Polimeri S.r.l.
Presente dal 1898 con oltre 2.500 dipendenti, il Gruppo Bayer in Italia è strutturato in una holding strategico-finanziaria ed è suddiviso in quattro aree operative: HealthCare (farmaceutica, diagnostica, automedicazione, sanità animale, prodotti biologici), CropScience (agricoltura), Chemicals (prodotti chimici e prodotti speciali) e Polymers (materie plastiche, gomma, materie prime per vernici, fibre, poliuretani).
Nel 2002 il volume d’affari del Gruppo Bayer in Italia è stato di 1.788 milioni di euro. L’investimento in ricerca e sviluppo, pari a 10 milioni di Euro, rappresenta da sempre per Bayer in Italia un impegno assolutamente prioritario, basilare per la crescita dell'azienda.
Per il settore dei polimeri Bayer ha creato in Italia, sotto la holding, una società il cui nome è Bayer Polimeri S.r.l. per la produzione di materie plastiche.
L’obiettivo era di riunire le attività di produzione e in parte di vendita di questi prodotti Bayer in una società il cui Polo Produttivo principale in Italia è quello di Filago.
Lo stabilimento, costruito all’inizio degli anni settanta e in cui attualmente lavorano oltre 400 persone su una superficie di circa 700.000 mq, produce materie plastiche, lattici di gomma sintetica, prodotti per l’agricoltura, per il cuoio e ausiliari per l’industria conciaria.
Il progetto POINT
L’introduzione e la nascita di questa nuova società è andata di pari passo con l’introduzione del nuovo sistema SAP R/3 a livello europeo. E stato effettuato, infatti, un upgrade della release di SAP R/3 4.6C.
In Italia il primo passo era stato fatto nel 2001 quando dal sistema legacy di Bayer la parte logistica si era staccata ed era entrata all’interno del sistema europeo con una release SAP R/3 4.0.
Con il progetto avviato nel 2002, Bayer ha completato la migrazione verso una release più completa e flessibile come la 4.6 e, con la creazione della nuova società, si è separata da quello che era il sistema legacy di Bayer anche per la parte finanziaria.
La nuova società che è stata creata il 1° ottobre 2002, quindi, opera attualmente su un sistema SAP R/3 release 4.6C ed è una società completamente indipendente dal resto di Bayer S.p.A..
Il progetto a cui Bayer S.p.A ha partecipato è un progetto, quindi, a livello europeo che ha riguardato l’implementazione di un unico sistema per le diverse Bayer Polimeri di tutti i paesi europei del Gruppo.
Prima dell’Italia, con questo sistema sono andati in go-live paesi quali la Spagna e il Belgio che per Bayer Polimeri sono dei grossi siti produttivi. Con il primo di ottobre del 2002 si è conclusa la parte più importante con l’introduzione del sistema per Bayer S.p.A e Bayer AG.
Necessità del progetto
La scelta di avere dei sistemi omogenei a livello europeo è nata soprattutto dalla necessità di rendere più trasparente possibile i dati che i diversi paesi, sia a livello produttivo sia a livello finanziario, producono.
Altre grosse necessità logistiche sono state quelle, nell'ambito della razionalizzazione dei siti produttivi, di poter gestire meglio lo spostamento di produzione da un paese all’altro in un’ottica di razionalizzazione dei siti produttivi e di indirizzare le produzioni in funzione della capacità produttiva libera e dei costi.
Una caratteristica importante del progetto è stata, quindi, quella di definire dei processi che potessero essere adottati da tutti i paesi europei al fine di avere un unico sistema per la razionalizzazione della scelta del paese di produzione e di spedizione, tenendo conto di tutte le diversità e particolarità dei vari paesi generate da mentalità, modi di lavorare e dimensioni diverse.
REALTECH Italia una risposta per la formazione
“Il rapporto tra Bayer e le risorse REALTECH è nato negli anni 98, quando in Bayer c’è stato il significativo passaggio da SAP R/2 a SAP/3 che ha coinvolto circa 450 utenti ed ha significato introdurre i moduli FI e CO per tutta l’azienda, il modulo PP per l'allora Divisione Agraria e il modulo SD sempre per la divisione Agraria e per la divisione Sanità Animale.
Quando si sono presentate altre necessità formative sul versante SAP R/3 Bayer ha deciso quindi di usufruire della competenza e dell’expertise REALTECH in questo campo.
Nello specifico nel 2001 con l’introduzione del modulo SD per la divisione Diagnostici e a poca distanza per le divisioni ‘industriali’ di Bayer.
Per il nuovo progetto è sembrato quindi abbastanza naturale rivolgersi a REALTECH.” racconta Lorena Sonvico responsabile della formazione degli utenti relativamente agli strumenti informatici e, come tale, collocata all’interno della funzione IT di Bayer
REALTECH ha supportato Bayer per tutta la fase di formazione.
E’ stata valutata tutta la documentazione proveniente dalla casa-madre ed utilizzata anche per l’implementazione in altri paesi. Il materiale era prevalentemente in lingua tedesca e a volte inglese, è stato deciso quali erano i documenti che necessitavano di una traduzione ed è stato scelto di riportare qualche esempio riferendosi alla tipicità della realtà italiana. Lo stabilimento di Filago, per esempio, il sito di produzione di questi prodotti, è specializzato in lotti piccoli e nel colore: vengono preparati granuli di materie plastiche con i differenti colori richiesti dal cliente e questa particolarità ha richiesto durante il training di riportare alcuni esempi ritagliati su questa realtà.
Con il supporto del personale del progetto Bayer è stato definito quale era il materiale da portale in aula e, infine, il personale REALTECH ha avuto un ruolo chiave nella formazione vera e propria scendendo in aula.
Le fasi della formazione
Il Project Team è stato quantificato in 4 risorse REALTECH e 3 Key User Bayer, mentre le unità da formare sono state circa 60/70 per la parte logistica. La formazione ha riguardato i moduli MM, PP, QM e SD.
Il progetto formativo è partito quando, ad inizio maggio ‘02, REALTECH ha svolto l’attività di Gap Analisys e si è svolto anche il primo incontro tra due dei docenti REALTECH e il gruppo di progetto in Bayer AG.
A luglio sono state fatte delle sessioni formative di SAP Navigation per dare la possibilità agli utenti di acquisire familiarità con il front-end della nuova release 4.6C, mentre l’obiettivo assolto è stato iniziare a fare formazione sul progetto vero e proprio a partire dal 26 agosto.
La scelta fatta, su suggerimento di REALTECH, è stata, non tanto fare una formazione per moduli, ma cercare di identificare all’interno del gruppo delle persone da formare dei ruoli e quindi fare della formazione per profilo.
Sono stati definiti vincoli molto chiari: il go-live è stato stabilito per il 1 di ottobre e la formazione è stata effettuata lavorando su due aule disponibili in parallelo.
E’ stato consentito, inoltre, alle persone di partecipare ad una fase di test (Parallel Run) che è durata circa 2 settimane: la necessità emersa è stata quella di coordinare la formazione imminente con l’obbligo di dare alle unità un minimo di preparazione antecedente al test.
Alla formazione sono seguite, poi, delle giornate di supporto dopo il go-live specificatamente per il modulo SD/Marketing.
Infatti, in questa parte del processo, l’impatto sulla riorganizzazione è avvenuto in modo più drastico e nel momento in cui il sistema e la nuova società si sono create, si sono chiarite anche dal punto di vista organizzativo le nuove ridistribuzioni delle attività tra Bayer S.p.A e la casa-madre tedesca.
L’obiettivo del supporto post go-live è stato quello di fornire, tramite REALTECH anche in rapporto uno a uno con l’utente finale, un supporto agli end-user con la spiegazione di queste riorganizzazioni.
“REALTECH in questo caso ci ha aiutato a comunicare questi cambiamenti e il fatto che alcune informazioni venissero date da persone che comunque non facevano parte dell’azienda e godevano del rispetto professionale degli utenti per la professionalità dimostrata in fase di formazione, ha rassicurato e lasciato più libertà ai nostri collaboratori e ai nostri end-user nel porre delle domande molto più liberamente, cosa che non avrebbero magari fatto all’interno della loro organizzazione.” afferma Silvana Ciceri, responsabile nel progetto POINT per la parte di implementazione italiana.
I risultati
“Ad ogni corso in aula è seguita la richiesta di compilazione di una scheda di valutazione da cui sono emerse tutte valutazioni lusinghiere per quanto riguarda il personale docente REALTECH nonostante il problema “tempo” sia stato vincolante nello svolgimento della formazione.
Inoltre, con questo progetto gli utenti hanno visto un interessamento ed una grande attenzione nei loro confronti. Scegliere di capire assieme le loro capacità e competenze, prima di passare alla fase di erogazione della formazione, li ha fatti sentire più partecipi prima ancora di entrare nella fase più importante del training.” continua Silvana Ciceri.
“Infatti - ribadisce Lorena Sonvico - ritengo che il ruolo svolto in modo positivo da REALTECH sia stato quello di prendere in consegna gli utenti. Prima dell’erogazione vera e propria della formazione specifica, c’è stato un momento di Gap Analisys, di incontro con alcune figure rappresentative di questi utenti per capire come stavano utilizzando i sistemi e per capire il loro ruolo. Si è creata così l’opportunità affinché REALTECH conoscesse la realtà di Filago, ma è stata anche l’occasione per Filago di prendere conoscenza del personale REALTECH e di verificarne, attraverso le domande e le interviste, la competenza sulla materia.
Nel momento, poi, in cui queste stesse figure hanno iniziato la loro attività in aula, gli utenti finali hanno avuto conferma dell’alta professionalità, della capacità dei docenti e della loro conoscenza dei ruoli aziendali.”.
Iniziative future
“A fronte di queste collaborazioni ripetute con REALTECH, quello che apprezzo di questa società è la flessibilità nel venire incontro alle esigenze dell’azienda e saper essere quindi di volta in volta propositiva nell’offrire soluzioni relativamente alle numerose difficoltà che progetti di formazione di questa natura implicano.” conclude Lorena Sonvico.
La collaborazione, infatti, continua e adesso vede REALTECH coinvolta nella formazione di personale Bayer che si occupa di informatica e customizing e a fronte di nuovi progetti dove emergerà la necessità di formare una certo numero di utenti a seguito di una implementazione ci saranno sicuramente ancora spazi futuri di collaborazione.
