I sistemi di posta elettronica e di groupware sono entità complesse e dinamiche che devono elaborare simultaneamente diversi requisiti utente , mantenendo comunque l'attenzione primaria sulla ricezione, l'invio e la gestione di messaggi di posta elettronica.

Questi sistemi memorizzano ed elaborano masse di dati e necessitano di velocità di elaborazione, sicurezza e stabilità elevate.

In conclusione, le operazioni aziendali dipendono in massima parte dalla performance 24 ore su 24 per sette giorni alla settimana conseguita dagli Exchange Server.

Microsoft Exchange è un'applicazione server complessa costituita da diversi componenti tecnici ed è collegata ai servizi Microsoft quali AD o Domain Controller. Soltanto la combinazione di tutti i componenti garantisce un funzionamento senza problemi. Il server si divide in server virtuali, code e cache per i diversi servizi (SMTP, HTTP, POP3, IMAP4, NNTP).

Tutti questi server, le diverse funzionalità, la velocità di elaborazione, hit rates e livelli di riempimento della cache e della coda richiedono un monitoraggio permanente al fine di garantire un funzionamento sicuro del server Microsoft Exchange. Sono inoltre richieste analisi dettagliate in modo da essere in grado di ottimizzare i sistemi. Ciò può essere conseguito mediante il tracking dei messaggi.

I seguenti attributi sono oggetto di controllo rigoroso e analisi dettagliata:

• servizi e server virtuale: stato, RAM, carico CPU e numero di utenti registrati
• messaggi: volume e velocità del trasferimento
• cassette postali: memoria, stato, volume di trasferimento
• archivi cassette postali e archivi cartelle: memoria e trasmissione
• code: contenuti e velocità di elaborazione
• servizi connessi: stato, performance della connessione AD o del Domain Controller
  

• disponibilità e performance dell’Exchange Server
• pianificazione della capacità e controllo utenti
• misurazione dell'utilizzo
• ottimizzazione dell'archiviazione delle mailbox (cassette postali)