Durante el año 2009 numerosas empresas estarán obligadas a facturar electrónicamente a la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados. Esto hará que los procesos de facturación de su empresa tengan que automatizarse de alguna forma para que cumpla con la ley que exigirá el estado.
Si este es su caso, ¿Por qué no aplica la factura electrónica a todos sus procesos?
Puede aplicar la facturación electrónica tanto a los procesos de la Administración Pública como al resto de sus clientes y aprovecharse de los beneficios que brinda.
Si está dispuesto a emprender un proyecto de Factura Digital en entornos SAP le interesará conocer cómo se puede implementar con el menor esfuerzo posible.
Beneficios de la Factura Digital
Los beneficios que le puede facilitar un proyecto de factura digital son múltiples:
1. Agilidad en los procesos de facturación.
2. Búsqueda automatizada de facturas.
3. Ahorro en papel y envío de facturas.
4. Ahorro de espacio en el archivado.
5. Posibilidad de ver su factura en cualquier dispositivo con acceso a internet (PC, PDA, Teléfono Móvil...)
Aspectos Legales de la Factura Electrónica
Obligaciones del Expedidor:
- Creación de la factura mediante una aplicación informática.
- Firma Electrónica reconocida.
- Envío al receptor de forma telemática.
- Conservación de copia.
- Contabilización en el registro de IVA.
- Conservación durante el períiodo de preinscripción.
- Garantía de accesibilidad.
Obligaciones del destinatario:
- Verificación de contenidos y firma electrónica.
- Contabilización en los registros de IVA.
- Conservación durante el período de preinscripción.
- Facilitar accesibilidad.
Sistemas Requeridos
Para conseguir implementar las funcionalidades que requiere el proceso de Facturación Electrónica, los sistemas involucrados son los siguientes:
- SAP R/3 (Sistema ERP de Facturación)
- SAP PI (Sistema de Integración de Procesos)
- Gestor Documental (Almacenamiento de ficheros). Opcional.
- Servidor de Firma Digital.
SAP Process Integration (SAP PI)
SAP Process Integration es la herramienta propuesta por SAP para la orquestación de procesos complejos entre varios sistemas.
SAP PI es una plataforma basada en estándares XML que contempla alguna de las siguientes características:
- Uso de XML, XSD, WSDL como base para la estructuración de datos y servicios.
- Posibilidad de usar Java/ ABAP/ XSLT mapping y Graphical Mapping.
- Uso de adaptadores propios o adaptadores implementados por terceros para conectar con aplicaciones heterogéneas.
- Gestor de certificados (KeyStore).
- Posibilidad de creación de Web Services.
- Herramientas de modelado de procesos ARIS.
- BPM (Business Process Engine).
- Monitorización y alertas.
Cómo integrar el modelo de servicios con PI
Gracias al uso de BPM como orquestador de servicios, es posible integrar toda la lógica del proceso de facturación electrónica, transformación de datos, firma electrónica, almacenamiento en el gestor documental, contabilización en el registro de IVA, etc. de una forma automática.
- Transformación de datos: Dentro de un escenario de integración podemos transformar estructuras de datos haciendo uso de programas de transformación. SAP PI nos da la posibilidad de utilizar para esto ABAP/ JAVA/ XSLT y Graphical Mappings.
- Firma electrónica: En caso de no tener un servidor de firma, SAP PI ofrece la posibilidad de construcción de servicios web a medida e integrarlo dentro del BPM de forma automática. SAP PI cuenta también con un almacén de certificados donde podremos gestionar los certificados a utilizar para la firma.
- Almacenamiento Gestor Documental: Para esto podemos hacer uso de los procesos estándares que nos facilite la aplicación de almacenamiento (servicios web, servicios ftp, ...). Mediante los distintos tipos de adaptadores de SAP PI podremos conectar con estos servicios sin tener que realizar desarrollos.
- Contabilización en el registro de IVA: Mediante conectividad IDOC/ RFC podremos realizar llamadas a programas SAP de forma automática y ayudándonos de la potencialidad de conectividad que ofrece SAP PI con otros sistemas SAP.