Home-Office-Arbeitsplätze schnell, effizient und nachhaltig organisieren
16.04.2020 |
Agiles ITSM |
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Auch bei Ihnen ist die Zahl der Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, zuletzt sprunghaft angestiegen? Ihre IT benötigt daher ein Tool, mit dem sie digitale Arbeitsplätze remote steuern kann. Die Home-Office-Mitarbeiter wiederum müssen sich schnell und unkompliziert mit Dingen und Services versorgen können, die sie täglich benötigen. Mit einem zentralen Service-Management-Tool aus der Cloud lassen sich diese Bedarfe effizient und nachhaltig bedienen und optimal organisieren.

Eine SaaS-Lösung bietet hier zudem den Vorteil, dass eine Installation vor Ort entfällt und Ihrem Unternehmen somit keine kostbare Zeit verloren geht. Lediglich ein aktueller Internetbrowser wird benötigt, schon können alle Mitarbeiter mit dem Tool arbeiten. Das Nutzen eines zentralen Systems für alle Home-Office-Anforderungen schafft dabei die dafür nötige Transparenz. Der Effizienz-Gewinn ist nachhaltig, wenn das eingesetzte Tool standardisierte, nahtlose Prozesse ermöglicht. So profitiert das gesamte Unternehmen – auch nach Corona.

Spürbare Entlastung des IT-Servicedesk durch Service-Management-Tool

Doch zunächst gilt es, die aktuellen Herausforderungen, die durch die sprunghaft gestiegene Anzahl von digitalen Home-Office-Arbeitsplätzen entstanden sind, schnell und effizient zu bewältigen. In der IT-Abteilung sind es in erster Linie aus den Home Offices gemeldete Störungen sowie eine erhöhte Nachfrage nach benötigter Hardware und Softwarelizenzen für den Home-Office-Betrieb, die die IT-Mitarbeiter bewältigen müssen. Hinzu kommt, dass bestellte Hardware (samt individuell benötigtem Zubehör) nicht nur zeitnah und vollständig ins Home Office auszuliefern, sondern auch vom Mitarbeiter selbst in Betrieb zu nehmen ist – das birgt „Nachfragepotenzial“.

Ein Service-Management-Tool, das gemeldete Störungen vollautomatisiert kategorisiert und direkt dem dafür zuständigen IT-Supporter zuweist, kann hier den First-Level-Support entlasten.

Hält das System die gesamte Kommunikation zu einer dem IT-Servicedesk digital gemeldeten Störung zentral zugänglich vor, spart dies Zeit bei der Bearbeitung weiterer und ähnlicher Rückfragen und entlastet so zusätzlich. Schon in kurzer Zeit kann daraus eine Knowledge Base entstehen, die bereits viele Rückfragen abfängt und dem Mitarbeiter im Home Office schnell Hilfe zur Selbsthilfe leistet.

Self-Service-Portal für unkomplizierte Bestellung von Hardware, Büromaterial und sonstigem Home-Office-Bedarf

Mit einem Service-Management-Tool kann nicht nur die IT-Abteilung ihre Services, wie z. B. die Lieferung der passenden Hardware ins Home Office oder die Lösung eines IT-Problems, bequem online bestellbar machen bzw. anbieten, auch andere Fachbereiche sind (nun) in der Lage, ihre Services zentral zur Verfügung zu stellen. So kann z. B. die HR-Abteilung den Service „Home Office – Vertragsergänzung“ bereitstellen. Mitarbeiter bestellen diesen bei Bedarf und erhalten nach Prüfung durch den zuständigen Personaler dann die eventuell versicherungsrelevante Ergänzung ihres Arbeitsvertrags.

Ist ein „Home Office – Sicherheits-Check“ ein Thema, kann der Sicherheitsbeauftragte einen entsprechenden Vor-Ort-Service anbieten. Unternehmen, die auch um die Gesundheit ihrer Mitarbeiter bemüht sind, bieten derzeit Gratis-Snacks wie Obst als Lieferservice ins Home Office an. Bestellbar sind alle Services schnell und einfach über ein Self-Service-Portal, wie es z. B. das REALTECH Service Management bereits als Standardfunktion enthält.

Service-Kataloge ermöglichen individuelle Bereitstellung von Services

Ob IT-Service oder anderer digitalisierbarer Service, Service-Kataloge sind eine sehr gute Möglichkeit, die angebotenen Services übersichtlich zu gruppieren und via Self-Service-Portal zur Bestellung anzubieten. Ein Service-Katalog „Home Office“ könnte beispielsweise alle die Services zusammenfassen, die speziell auf Home-Office-Bedarfe abgestimmt sind, z. B. das Liefern dringend benötigter Büromaterialien wie Druckerpapier und -patronen an die Privatadresse des bestellenden Mitarbeiters.

Wie auch die Services selbst, können die Service-Kataloge nach erstmaliger Erstellung jederzeit erweitert und bedarfsgerecht angepasst werden, so dass sie stets die aktuellen Anforderungen des Unternehmens und seiner einzelnen Bereiche erfüllen. Optimalerweise können die Service-Kataloge (und somit die darin enthaltenen Services) mitarbeiterspezifisch angeboten werden; der Mitarbeiter im Home Office kann also nur die Services bestellen, die für ihn freigegeben worden sind. Auch diese Funktion beinhaltet das REALTECH Service Management, eine schlanke Service-Management-Lösung aus der Cloud, bereits standardmäßig.

Kombination aus Servicedesk und Self-Service-Portal optimal für Home-Office-Bedarfe

Durch die Kombination von IT-Servicedesk und Self-Service-Portal in einem Tool können Home-Office-Bedarfe optimal abgedeckt werden – IT-Abteilung und sonstige Mitarbeiter im Home Office profitieren gleichermaßen. Die IT spürt eine deutliche Entlastung, für alle Mitarbeiter wird die Remote-Zusammenarbeit deutlich effizienter und angenehmer, da sie eine zentrale digitale Anlaufstelle für alle Home-Office-Bedürfnisse haben und nicht lange überlegen müssen, an wen sie sich am besten mit ihrem Anliegen wenden. Eine Win-win-Situation, die mit Sicherheit auch nach Corona anhält!

REALTECH Service Management – jetzt kostenlose Lizenzen inkl. Support als Home-Office-Soforthilfe-Paket

Um Unternehmen bei den aktuellen Herausforderungen zu unterstützen, bietet REALTECH kostenlose Lizenzen für seine schlanke Service-Management-Lösung aus der Cloud – inklusive Gratis-Einweisung durch einen REALTECH-Mitarbeiter innerhalb von 24 Stunden nach Anmeldung für das Soforthilfe-Paket. Die kostenlose Lizenz gilt für 6 Monate und beinhaltet gebührenfreien Support.

Alle Informationen sowie die Anmeldung zum „REALTECH Soforthilfe-Paket in der Corona-Krise“ finden Sie hier.

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