Best Practice Guide

SAP und ITSM integrieren mit SmartChange

Insights aus Projekten: So sparen Sie 4 Wochen Projektzeit

Mit der richtigen Vorbereitung sparen Sie bei der Anbindung von SAP und ITSM-Tools bis zu 4 Wochen Projektzeit. Denn was Projekte bremst, ist selten die Technik, sondern organisatorische Prozesse wie Firewall-Freigaben, Sicherheitsrichtlinien oder fehlende Abstimmung zwischen Teams.

Die eigentliche Konfiguration von SmartChange und ServiceNow, Jira oder Freshdesk dauert nur einen Tag. Die Gesamtdauer entscheidet sich daran, wie effizient die Wartezeiten genutzt werden.

Aus unserer Projekterfahrung: Wer organisatorische Hürden realistisch einplant und parallel technische Vorbereitungen trifft, halbiert die Projektlaufzeit von 6–8 Wochen auf 3–4 Wochen.

In 4 Schritten zur SAP–ITSM-Integration

Schritt 1: Architektur festlegen

Zu Beginn steht die Entscheidung über den Anbindungsweg:

Option 1: Cloud Connector + SAP Integration Suite (empfohlen) – moderne, sichere Lösung mit Token-basierter Authentifizierung und IP-Beschränkungen.
Option 2: Klassische Anbindung über SAP Gateway – erfordert direkte Firewall-Freigabe und WebGUI-Login.

Schritt 2: Organisatorische Freigaben klären

Der größte Zeitfaktor sind Firewall- und Security-Prozesse. Diese dauern im Schnitt 2–4 Wochen und binden oft mehrere Abteilungen ein, die unterschiedliche Zeitpläne und Prioritäten haben.

Schritt 3: Technische Basis vorbereiten

Während Firewall-Freigaben laufen, können alle Systeme vorbereitet werden: RFC- und Trusted RFC-Verbindungen, Zertifikate und Berechtigungen in SAP sowie ein RFC-User im ITSM-Tool. Bei Cloud Connector zusätzlich User-Mapping einrichten. So ist die Technik einsatzbereit, sobald die Freigaben stehen.

Schritt 4: Integration umsetzen

Im finalen Workshop wird die Integration live geschaltet: SmartChange konfiguriert, ITSM angebunden, Tests durchgeführt. Nach nur einem Tag läuft die produktive Verbindung.

Häufige Fallstricke und wie Sie sie vermeiden

Aus vielen Projekten wissen wir: Es sind immer dieselben Stolperfallen bei der SAP-ITSM-Integration, die für Verzögerungen sorgen. Wer sie kennt, spart Wochen an Zeit.

Firewall-Prozess unterschätzt

Die Freigabe dauert fast immer länger als gedacht. Planen Sie diesen Zeitraum von Beginn an ein und nutzen Sie ihn für vorbereitende Arbeiten, statt wertvolle Zeit zu verlieren.

IP-Blockierung

Wird eine benötigte IP – etwa die 20.29.88.233 der SAP Transport Integration App – in der Firewall-Policy vergessen, funktioniert die gesamte Verbindung nicht. Prüfen Sie daher frühzeitig die vollständige Liste der IPs und stimmen Sie diese mit Ihrem Security-Team ab.

SAP Services nicht aktiviert

Oft sind zentrale Services nicht freigeschaltet, zum Beispiel /sap/opu/odata/RTC/TM_GW_SRV/. Bei klassischer Anbindung müssen zusätzlich die WebGUI-Services aktiv sein. Ein kurzer Pre-Check verhindert hier tagelange Fehlersuche.

Trusted RFCs falsch konfiguriert

Ohne korrekt eingerichtete Trusted RFCs schlagen Transporte oder ToCs fehl, obwohl die Verbindung steht. Richten Sie diese Verbindungen direkt richtig ein und testen Sie mit echten Transporten.

HTTP-Whitelist nicht gepflegt

In Umgebungen mit strikten Sicherheitsvorgaben blockiert eine unvollständige Whitelist den Verbindungsaufbau, obwohl alles andere korrekt ist. Ergänzen Sie die Einträge rechtzeitig.

Fazit: So gelingt die Integration

Die Integration von SAP und ITSM ist kein technisches Mammutprojekt. Entscheidend sind die organisatorischen Prozesse. Wer Firewall-Freigaben realistisch einplant und die Zeit für parallele Vorbereitungen nutzt, spart bis zu 4 Wochen Projektzeit und schafft die Basis für effiziente, sichere Change-Prozesse.

Den vollständigen Leitfaden mit allen technischen Details und Checklisten für die Umsetzung finden Sie in der Online-Dokumentation.

Zum technischen Deep Dive

Häufige Fragen zur SAP-ITSM-Integration

Es muss ein RFC-User angelegt und mit den passenden Berechtigungen ausgestattet werden. Workflows und Prozesse in ServiceNow bleiben unverändert. Status-abhängige Genehmigungen werden im SmartChange Panel konfiguriert.

Die Prüfung erfolgt über SAP-Standardmechanismen. Bei Nutzung eines technischen Users ist ein User-Mapping erforderlich, damit Aktionen in Logs und Audit-Trails eindeutig nachvollziehbar bleiben.

Aktuell ist das SmartChange Panel für Incidents und Change Requests verfügbar. Weitere Request Types wie RITM oder NSR sind derzeit nicht implementiert.

Die reine Konfigurationszeit beträgt etwa einen Tag – je ein halber Tag für SmartChange und ITSM. Der eigentliche Zeitfaktor sind organisatorische Freigaben wie die Firewall.

Fast immer die Freigabe der Firewall. Sie dauert durchschnittlich zwei bis vier Wochen, da mehrere Abteilungen mit eigenen Prioritäten eingebunden sind.

Maria Hald ist Expertin für SAP Solutions bei REALTECH. Sie unterstützt Unternehmen bei der Integration von SAP-Transportmanagement in ITSM-Tools und bringt dafür umfassendes technisches Know-how sowie langjährige Projekterfahrung ein.