IT Asset Management (ITAM): Definition, Nutzen und Software-Tools

IT Assets haben eine begrenzte Lebenszeit und diese muss dementsprechend bestmöglich genutzt werden. Um dies von der Planung bis hin zur Entsorgung zu gewährleisten, braucht es ein effizientes IT Asset Management. Was Asset Management ist, welche Vorteile es mit sich bringt und was es bei der passenden Software zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Was ist IT Asset Management?

IT Asset Management (ITAM), auch als „IT Asset Lifecycle Management“ oder „Asset Lifecycle Management“ bezeichnet, ist ein Framework für das proaktive und strategische Management des gesamten Lebenszyklus von IT Assets, einschließlich der Beschaffung, Nutzung, Wartung und Außerbetriebnahme.

ITAM konzentriert sich dabei auf die Implementierung und Automatisierung von Prozessen rund um Assets. Mit anderen Worten kann man Asset Management in der IT auch über die folgenden Fragen definieren:

  • Aus welchen Ressourcen besteht Ihr Unternehmen?
  • Welche Ressourcen benötigt es?
  • Was kosten diese Ressourcen?
  • Unterliegt das Asset noch einer Garantiezeit?
  • Sind die Garantiezeiten abgelaufen?

Dieses Vermögenswerte-Management wird heute mittels Tools umgesetzt, denn ohne ein gewisses Maß an Automatisierung wäre dies heutzutage kaum mehr möglich und würde Unmengen an personellen Ressourcen benötigen.

Die Hauptfunktion eines umfassenden Asset-Management-Tools ist dabei, eine zentralisierte Kontrolle über IT-Assets zu ermöglichen, ihre Nutzung zu optimieren, Kosten zu reduzieren, Compliance sicherzustellen und den gesamten Lebenszyklus der Assets effizient zu verwalten.

IT Asset Management

Das Ziel von IT Asset Management geht über den reinen Einsatz von Technologie hinaus und umfasst verschiedene Unternehmensbereiche. Bei der Verwendung von ITAM-Software sollten folgende Ziele beachtet werden:

  • Durchsetzung von Unternehmenssicherheitsrichtlinien und rechtlichen Anforderungen
  • Erhöhung der Produktivität mit Tools zur Unterstützung von Benutzer- und Geschäftsanforderungen
  • Reduzierung der Lizenz- und Supportkosten, indem nicht genutzte Ressourcen und Lizenzen eliminiert oder neu zugewiesen werden
  • Begrenzung der indirekten Kosten für das Management der IT-Umgebung

Wichtige Begriffe rund um ITAM

IT Asset Management hilft also dabei, eine vollständige Übersicht über alle relevanten Vermögenswerte zu erhalten, diese zu klassifizieren und über ihren gesamten Lebenszyklus optimal zu nutzen. Doch wie definiert man ein Asset genau und was hat eine CMDB damit zu tun – diese und weitere wichtige Begriffe klären wir in Folge.

Was ist ein Asset?

Assets sind beispielsweise IT-Komponenten, die in einer Organisation eingesetzt werden. Diese umfassen Hardware, Software, Lizenzen sowie Informationen, die zur Aufrechterhaltung des IT-Betriebs notwendig sind.

Um Ressourcen und die damit verbundenen Assets optimal nutzen zu können, ist es wichtig, den Lebenszyklus dieser Assets proaktiv zu verwalten und zu steuern. Die Phasen des Lebenszyklus werden gemäß ITIL empfohlen, können jedoch an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Diese Phasen umfassen die Planung, Beschaffung, Bereitstellung, Wartung und Aussonderung von Assets. Asset Management hilft dabei, die einzelnen Phasen des Asset-Lebenszyklus im Hinblick auf die Gesamtbetriebskosten und Risikominimierung (Ausfälle) zu optimieren.

Asset vs. Configuration Item (CI)

Ein Asset ist eine Bezeichnung für eine Ressource oder einen Vermögenswert eines Unternehmens. Ist ein Asset konfigurierbar und verfügt über relevante Abhängigkeiten zu anderen Elementen, wird es in der CMDB als ein Configuration Item (CI) erfasst. CIs dienen als Grundlage für das Konfigurationsmanagement, um Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen IT-Komponenten zu verfolgen und zu verwalten.

In einfachen Worten ausgedrückt: IT-Assets sind Komponenten in der IT-Umgebung, während Configuration Items spezifische Einheiten sind, die in einer CMDB für das Konfigurationsmanagement verwaltet werden. Dabei können Sie CIs mit unterschiedlichen Attributen erweitern, die für das Management eines Lebenszyklus relevant sind, bzw. die die Eigenschaften des zugrundeliegenden Assets korrekt beschreiben.

Configuration Management Database (CMDB)

Die CMDB ist eine Datenbank, in der Informationen über Configuration Items (CIs) gesammelt, organisiert und verwaltet werden. Die CMDB enthält Configuration Items, samt Abhängigkeiten und Konfiguration. Im Kontext des Asset Managements dient die CMDB dazu, einen umfassenden Überblick über alle Assets eines Unternehmens zu erhalten.

Sie können jedes Asset als Configuration Item in der CMDB erfassen, wodurch eine Übersicht über die vorhandenen Ressourcen entsteht. Die CMDB erfasst die Beziehungen zwischen den Assets, z. B. welche Software auf welcher Hardware läuft, welcher Benutzer welches Gerät nutzt usw. Dies ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und genaue Analyse entlang der Lebenszyklus-Phasen.

Eine CMDB enthält auch immaterielle Vermögenswerte wie Services und Verträge. Diese werden über die Relationen der darunterliegenden CIs untereinander mit physischen Vermögenswerten wie Hardware und Software verknüpft. Ein Vertrag oder ein Service enthält demnach unter Umständen mehrere Assets. Diese sind wiederum für die Servicebereitstellung notwendig. Auf diese Weise kann ein komplexes Gebilde wie ein Service oder ein Vertrag mit allen relevanten Assets verbunden werden.

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IT Asset Management

Die 5 Phasen im IT Asset Management

IT Asset Management ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Es beinhaltet die effektive Verwaltung und Nutzung von IT-Ressourcen wie Hardware, Software, Lizenzen und Netzwerkgeräte. Das IT Asset Lifecycle beschreibt den vollständigen Lebenszyklus von IT- Ressourcen innerhalb einer Organisation, einschließlich ihrer Beschaffung, Bereitstellung, Nutzung und letztendlichen Entsorgung oder Wiederverwertung.

  1. Planung: In diesem Schritt analysieren Sie den Bedarf an IT-Assets und erstellen ein entsprechendes Budget. Zusätzlich werden vorbereitende Maßnahmen getroffen, um einen reibungslosen Betrieb der Assets zu gewährleisten.
  2. Beschaffung: In dieser Phase besorgen Sie die erforderlichen IT-Assets wie Hardware, Software, Netzwerkgeräte, Lizenzen oder Cloud-Abonnements.
  3. Implementierung: Sie nehmen Ihre IT Assets in Betrieb, konfigurieren sie und passen an die Bedürfnisse des Unternehmens an, damit sie effektiv genutzt werden können.
  4. Nutzung: Jetzt steht der tägliche Betrieb der IT-Assets im Fokus. Hierbei werden Supportleistungen, Wartungsarbeiten und Updates durchgeführt. Darüber hinaus beinhaltet dieser Schritt die fortlaufende Überwachung, Wartung und Optimierung der vorhandenen Assets. Mithilfe regelmäßiger Analysen und Berichte werden Schwachstellen und Potenziale zur Optimierung identifiziert.
  5. Stilllegung: Abschließend werden IT-Assets entsorgt oder verkauft, wenn sie das Ende ihrer Lebensdauer erreicht haben oder nicht mehr benötigt werden.
     
Asset Lifecycle Management

Wenn Unternehmen IT Assets aus dem Bestand nehmen, müssen sie dafür sorgen, dass sie ältere Geräte verantwortungsvoll entsorgen. Zudem sollten sie auch die Möglichkeit nutzen, funktionsfähige Assets, die nicht mehr benötigt werden, aufzubereiten und zu verkaufen. Dies kann dazu beitragen, dass Unternehmen nicht nur einen finanziellen Gewinn erzielen, sondern auch wichtige Ziele rund um Nachhaltigkeit erreichen.

Welche Vorteile bietet Asset Management in der IT?

Asset Management nach ITIL bietet Ihrem Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen. Es ermöglicht eine effiziente Nutzung und Verwaltung von IT-Ressourcen, fördert Kostenkontrolle, erleichtert die Einhaltung von Compliance, minimiert Risiken, und ermöglicht eine optimierte Planung für zukünftige Investitionen und Upgrades. Insgesamt verbessert es die Effizienz, Transparenz und Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens und trägt so maßgeblich zum Geschäftserfolg bei.

IT Asset Management als essenzieller Bestandteil von ITSM-Praktiken

Das IT Asset Management ist entscheidend für die Unterstützung von ITIL-Prozessen, wie …

Ein guter ITAM-Prozess verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz und erfasst alle IT-Ressourcen im Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich um physische Geräte, virtuelle Systeme oder Cloud-basierte Anwendungen handelt.

Single Source of Truth durch ITAM

ITAM schafft eine zentrale Informationsquelle (Single Source of Truth). Diese ist unerlässlich, wenn Sie Budgets optimieren, das Lebenszyklusmanagement unterstützen und Entscheidungen treffen möchten, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken.

Total Cost of Ownership (TCO) reduzieren

Die Gesamtkosten für ein IT Asset sind immer höher als der reine Anschaffungspreis. Deshalb müssen Betrieb, Support und Wartung von Assets möglichst effizient sein, damit alle Assets tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen können. Durch die Verwaltung der TCO mittels ITAM-Software werden so unnötige Kosten vermieden.

Automatisierung vorantreiben

Automatisierte ITAM-Tools sind in der Lage, Informationen über alle IT-Ressourcen und deren Nutzung in Echtzeit zu sammeln. Dadurch können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Bestmöglichen ROI aus der Nutzung von Assets ermöglichen

Eine effektive Verwaltung von IT Assets kann dazu beitragen, die Kosten der IT-Infrastruktur zu senken, die Leistung der IT-Systeme zu verbessern und die Effizienz der IT-Mitarbeiter zu steigern. Durch eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der IT Assets kann der ROI maximiert und somit der Wert, den die IT-Infrastruktur für das Unternehmen liefert, gesteigert werden.

Neue Technologien und Upgrades kennen und nutzen

Neben einem guten ROI, Vorteilen für das Geschäftsergebnis und der Reduktion der TCO  kann das Unternehmen mittels ITAM benötigte Upgrades schnell erkennen und die IT auf den neuesten technologischen Standard bringen. So kann ITAM als Konsequenz einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz ermöglichen.

Einhaltung von Lizenzen und Abonnements

Eine Herausforderung von Organisationen besteht darin, Software-Lizenzen und Cloud-Abonnements im Blick zu behalten. Asset Management übernimmt diese Aufgabe und stellt sicher, dass Unternehmen keine Ressourcen nutzen, für die sie nicht bezahlt haben, oder für Ressourcen bezahlen, die sie nicht benötigen.

Das hat auch rechtliche Vorteile, denn Lizenzen zu verletzen kann finanzielle und auch rechtliche Folgen mit sich bringen.

Kriterien für die Auswahl einer Software für das IT Asset Management

Bei der Auswahl einer Software für das IT Asset Management sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen:

Funktionalität

Die ITAM-Software sollte die notwendigen Funktionen bereitstellen, wie beispielsweise das Verwalten von Hardware und Software, das Nachverfolgen von Lizenzen, das Erstellen von Inventarlisten oder das Generieren von Berichten.

Kosten einsparen

Die manuelle Überwachung komplexer Lizenzen ist arbeitsintensiv, erfordert Fachwissen und lässt sich nicht leicht skalieren. Mithilfe eines Tools können Sie manuelle Prozesse automatisieren, beschleunigen und verbessern.

Integrierbarkeit

Die Software sollte in die bestehende IT-Infrastruktur integrierbar sein und die verschiedenen Systeme im Unternehmen miteinander verbinden.

Verbesserter Service Desk

Ein mit einer IT-Asset-Management-Software verknüpfter Service Desk liefert IT-Teams wichtigen Kontext, sodass sie einen besseren Service leisten können.

Benutzerfreundlichkeit

Gute Asset-Management-Tools sollten einfach und intuitiv zu bedienen sein, um die Einarbeitungszeit und eventuellen Schulungsaufwand zu minimieren.

Skalierbarkeit

Die Software muss skalierbar und flexibel sein und mit dem Unternehmen mitwachsen können.

Sicherheit

Eine gute Softwarelösung bietet ausreichende Sicherheitsvorkehrungen, um die Daten der Kunden und Nutzer zu schützen.

Support und Wartung

Gute Software rund um ITAM bietet einen Support und eine regelmäßige Wartung durch den Hersteller, um einen reibungslosen Betrieb und eine schnelle Problemlösung zu gewährleisten.

Es gibt eine große Vielfalt an ITAM-Software – von preiswerten und flexiblen bis hin zu teuren, komplexen Lösungen, die beispielsweise IP-basierte Hardware im Netzwerk automatisch erkennen. Es ist wichtig, die für den individuellen Anwendungsfall am besten geeignete Lösung auszuwählen – egal, ob es sich um eine einfache Tracking-Software oder um eine mit Enterprise-Funktionalität handelt.

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IT Asset Management: ein Weg, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern

Das IT Asset Management ist ein wesentlicher Bestandteil der IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Eine effektive Verwaltung von IT Assets kann dazu beitragen, die Kosten zu reduzieren, die Effektivität und Effizienz zu verbessern und die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und rechtlichen Anforderungen sicherzustellen. Dabei ist die Auswahl der passenden ITAM-Software essenziell, um den erwünschten ROI zu erreichen – lassen Sie sich also bei diesem Schritt gut beraten!

FAQs: IT Asset Management

IT Asset Management (ITAM) bietet eine genaue Übersicht über die Lebenszykluskosten und -risiken von Technologieanlagen, um den geschäftlichen Nutzen von Technologiestrategie-, Architektur-, Finanzierungs-, Vertrags- und Beschaffungsentscheidungen zu maximieren.

ITAM umfasst die folgenden 5 Phasen:

  • Planung
  • Beschaffung
  • Implementierung
  • Nutzung und
  • Stilllegung von Assets