Configuration Management Database (CMDB): Definition, Funktion, Nutzen

Für Unternehmen, die effizient agieren möchten, ist es unabdingbar, alle geschäftsrelevanten Informationen aus verteilten Datenquellen an einer zentralen Stelle zusammenzuführen. Diese Stelle ist im besten Fall eine Configuration Management Database (CMDB). Erfahren Sie, was eine CMDB ist, welche Vorteile sie bringt, wie sie aufgebaut sein muss und wie sie gepflegt wird, um optimalen Nutzen zu bringen.

Was ist eine CMDB? Definition, Funktion, Eigenschaften

Eine CMDB ist ein Datenpool, in dem alle Informationen über die Konfiguration von Elementen innerhalb eines Unternehmens gespeichert sind. Was dabei genau in die CMDB-Datenbank fließen soll, bestimmt die IT-Organisation. Das kann folgende Elemente umfassen …

  • Hardware
  • Software
  • Systeme
  • Einrichtungen/Standorte/Filialen
  • Personal
  • Verträge
  • u. v. m.

Einmal in die Configuration Management Database eingespeist, werden die Konfigurationsdaten in Beziehung und in Abhängigkeit zueinander gesetzt. Das heißt, sie können Klassen und Attributen zugeteilt werden. Jede Änderung eines Elementes oder der Beziehung zu anderen Elementen wird automatisch erfasst und dokumentiert. Doch wie funktioniert das genau?

Configuration Management Database

Eigenschaften einer Service Management Database

Eine CMDB beinhaltet eine Menge an Daten bzw. Elementen. Diese Elemente werden als Configuration Items (CIs) bezeichnet. Wie in ITIL 4 definiert, sind CIs „alle Komponenten, die gemanagt werden müssen, um einen IT-Service bereitstellen zu können“.

Zum Beispiel kann ein Asset, wie ein Laptop, ein Configuration Item sein, muss es aber nicht. Ausschlaggebend dafür ist, ob das Asset konfigurierbar ist und über relevante Abhängigkeiten zu anderen Elementen verfügt. Bei der Planung und der Definition von Abhängigkeiten in einer CMDB sollte Folgendes berücksichtigt werden, damit das System funktioniert:

  • Individuelle Informationen zu Geräten sollten direkt als Eigenschaft am Gerät eingetragen werden.
  • Allgemeinere Informationen oder solche, die gleichzeitig mehrere Geräte betreffen, sollten in Relationen festgehalten werden.
  • Diese Relationen, deren Anlage und Pflege müssen schon bei der Planung der CMDB berücksichtigt werden.

Dazu ein Beispiel, um das eben Gesagte besser verständlich zu machen: Man kann pro erfasstem Gerät (zum Beispiel ein Laptop) all dessen Eigenschaften, wie …

  • … die Adresse des Nutzers,
  • den Standort im Unternehmen,
  • das zugehörige Support-Team,
  • eine allgemeine Dokumentation, wie Handbücher zum Gerät,
  • den Lieferanten,
  • den Service-Vertrag mit dem externen Dienstleister und
  • das dafür verwendete Zubehör (Maus, Monitor, etc.)

… eintragen. Doch das sind eine Menge an Informationen, die pro Gerät benötigt werden. Multipliziert man das noch mit der Anzahl der gesamten Geräte im Unternehmen (aller Laptops) wird die hinterlegte Datenmenge, bzw. der Aufwand diese zu hinterlegen, unendlich groß, um nicht zu sagen unstemmbar.

Wird die neue Dokumentation hingegen in einer CMDB angelegt und erhalten die betroffenen CIs (wieder das Beispiel Laptop) eine logische Relation zu dieser Dokumentation, aktualisieren sich die Daten automatisch. Das spart Zeit und Ressourcen, denn im Optimalfall wird beim automatischen Erfassen der CIs (über eine Discovery-Engine), die neue Softwareversion identifiziert und über Automatisierungs-Regelwerke die neue Dokumentation in Relation gesetzt.

Relationen dienen dabei auch zur Erkennung von Abhängigkeiten. Fällt z. B. ein externer Dienstleister aus, kann dieser in der CMDB selektiert werden und eine Liste aller Standorte oder Geräte angezeigt werden, die in Relation zu diesem Dienstleister stehen. Bei der Planung einer CMDB ist deshalb Folgendes zu beachten:

  • Relationen sollten automatisiert per Autodiscovery-Funktion erkannt werden.
  • Aus Datenquellen sollen nicht nur Attribute, sondern auch Relationen importiert werden können.
  • Eine grafische Relationsansicht schafft Transparenz und Mehrwerte für die Nutzer der CMDB.
  • Relationen müssen auch auf einfache Art aus der CMDB-Lösung zur Weiterverarbeitung (z. B. in BI-Lösungen) exportierbar sein. So bleiben die Mehrwerte von Relationen erhalten.

CMDB: Funktionen und Austausch mit anderen Systemen

Die CMDB kann also im Rahmen des IT Service Managements (ITSM) mit verschiedenen Systemen Daten austauschen, Abhängigkeiten bestimmen und Eigenschaften konfigurieren – eine CMDB hat also viele Features.

Doch eine CMDB ist kein Insel-System, sondern bildet ebenso eine Basis, auf der alle im Unternehmen verwendeten Systeme zugreifen können. Ein paar Beispiele, wie eine Configuration Management Database mit diversen Systemen zusammenarbeitet, liefern wir Ihnen hier:

Eine Monitoring-Lösung erhält von einer CMDB die Informationen über die zu beobachtenden Systeme. Gleichzeitig meldet sie ihrerseits zurück, welchen Status die jeweiligen Assets haben und dieser wird wiederum in der CMDB hinterlegt.

Eine Discovery-Engine oder Software durchsucht regelmäßig das Netzwerk nach angeschlossenen Geräten. Die Informationen in den entsprechenden Configuration Items (CIs) der CMDB werden dann mit den gewonnenen Daten aktualisiert.

Eine Mapping-Funktion, die eine eindeutige Zuordnung von Daten und Status-Informationen gewährleistet. Somit ist es möglich, auch beliebige Quellen schnell und flexibel anzubinden.

Der Service Desk profitiert von einer CMDB in besonderer Weise. Meldet beispielsweise das Monitoring eine Störung an einem System, kann automatisch ein entsprechendes Ticket eröffnet werden. Dieses enthält nicht nur Angaben über die Art der Störung. Die CMDB liefert gleichzeitig alle verfügbaren Informationen zum betroffenen System.

Umgekehrt kann ein Mitarbeiter des Service Desk im Falle einer Störungsmeldung auf die Daten der CMDB zugreifen. Er erhält so in kurzer Zeit eine vollständige Übersicht über die fehlerhaften Systeme.

Beim Problem Management kann eine CMDB bei der Ursachenanalyse helfen und Teams schneller zum Kern eines Problems führen. Sie kann auch ein proaktives Problem Management unterstützen und Teams dabei helfen, Assets zu identifizieren, die ein Upgrade benötigen, um Servicekosten zu senken und ungeplante Ausfälle zu reduzieren.

Beim Change Management kann eine CMDB die Risikobewertung verbessern, indem sie voraussieht, welche Benutzer, Systeme und andere CIs betroffen sein könnten.

Technologiemanager benötigen CMDB-Daten, um allgemein auf der Ebene der Unternehmensarchitektur und des Portfoliomanagements als auch detailliert auf der Ebene des Kapazitäts- und Asset Managements zu planen.

Die IT-Finanzabteilung muss auf Aufzeichnungen zu Anwendungen oder Servicecodes zugreifen können, um Abrechnungen zuzuweisen und die Unternehmensfinanzen ordnungsgemäß zu verwalten.

Durch die Auto-Discovery wird die CMDB-Lösung voll automatisiert befüllt. Dabei erfasst das integrierte Monitoring kontinuierlich Statusinformationen und -veränderungen. Sämtliche Objekte, deren Eigenschaften und Status sind somit stets aktuell und zentral verfügbar.

Optimieren Sie Ihre IT-Infrastruktur mit SmartCMDB. Jetzt mehr erfahren!

Configuration Management

Ziel einer CMDB

Mit dem Aufbau einer CMDB erhalten Unternehmen eine valide Datenbank mit qualitativ hochwertigen Informationen, die nicht nur die Beschaffungszeit von Informationen minimiert, sondern auch die Basis bildet, um die Prozess- und Servicequalität zu erhöhen.

Das Ziel einer CMDB ist es also, Unternehmen genau die Informationen bereitzustellen, die erforderlich sind, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und ITSM-Prozesse effizient auszuführen.

Ziele von Configuration Management Database

Anwendungsbereiche einer Configuration Management Database

Die Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsbeispiele für eine CMDB im Unternehmen sind vielfältig und alle Unternehmensbereiche können davon profitieren. Denn Sie bietet:

  • eine “Single-Point-of-Truth”
  • komplette Transparenz über eingesetzte Systeme und vorhandene Organisationsstruktur
  • qualitative Aufwertung von IT-Prozessen durch valide Daten
  • revisionssichere Dokumentation von Änderungen an Configuration Items
  • eine minimierte Beschaffungszeit für Informationen
  • problemlose Erfüllung von IT-Sicherheitsanforderungen (z.B. KRITIS)
  • zielführendes Reporting und rollenbasierter Zugriff auf Informationen
  • problemlose Integration in die bestehende IT-Landschaft durch eine Vielzahl an Schnittstellen
  • automatisierte, einfache Datenerhebung und Befüllung der CMDB durch eine leistungsstarke Autodiscovery-Engine

Die CMDB beinhaltet somit Informationen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens, sichert diese in den CIs, stellt Verbindungen zwischen ihnen her und stellt Mitarbeitern und Führungskräften Informationen abteilungsübergreifend und zentral zur Verfügung.

Durch die Zentralisierung aller Konfigurationsinformationen können alle Mitarbeiter und die Führungsebene kritische CIs und ihre Beziehungen zueinander besser verstehen. Eine CMDB kann so als Folge bei wichtigen ITSM-Prozessen  von großem Nutzen sein:

Die nachfolgende Grafik veranschaulicht gut, inwiefern ITSM-Prozesse, das Database Configuration Management, die Discovery-Engine und die Prozess-Automatisierung zusammenhängen.

REALTECH ITSM Toolbox

Vorteile einer CMDB

Eine CMDB spart Zeit und vermeidet Leerlaufzeiten, denn Ihr Team muss sich nicht mehr durch dutzende Tools schalten, um die notwendigen Informationen zu ermitteln. Ganz egal, ob Sie Informationen zu einem Server aus dem Monitoring, eine Rechnung aus der Finanzbuchhaltung oder die letzte Korrespondenz mit der Technik suchen, um eine Störung beheben zu können: Alle Informationen und Dokumente liegen in der CMDB bereit.

Eine immer aktuelle CMDB …

  • … kann für die Optimierung und Planung der IT-Infrastruktur herangezogen werden.
  • … stellt Basisdaten für die Visualisierung von IT-Konzepten und IT-Beziehungen bereit.
  • … zeigt Performance-Engpässe und gegenseitige Abhängigkeiten.
  • … hilft, Geschäftsziele fristgerecht zu erreichen.
  • … entlastet Mitarbeiter.
  • … spart Wege, Zeit und als Konsequenz davon auch Geld.

Den größten Mehrwert stellt jedoch die Verlässlichkeit von Informationen dar. Da es keine lokale Dokumentation mehr gibt und alle Änderungen in der CMDB dokumentiert werden, stehen stets hochaktuelle Informationen für Mitarbeiter aller Abteilungen bereit.

Der mühsame und fehleranfällige Abgleich zwischen verschiedenen Dokumentationsdaten zur Ermittlung der aktuellen Version ist dank einer gut gepflegten CMDB somit Geschichte. In regulierten Branchen kann sie zusätzlich die Einhaltung von Vorschriften unterstützen, Teams bei der Verwaltung von Kontrollen helfen und einen klaren Audit-Trail vorgeben.

Um diese Vorteile zu nutzen, gilt es jedoch, gewisse Schritte im Unternehmen einzuleiten und bei der Einführung einer CMDB nichts dem Zufall zu überlassen.

Vorteile einer CMDB

Herausforderungen bei der Einführung einer CMDB

Ausschlaggebend dafür, ob eine CMDB effizient genutzt werden kann, ist ihr struktureller Aufbau. Das heißt, sie muss nach aktuellen unternehmensspezifischen Anforderungen designt sein. Aktuell bedeutet das , dass sich die Anforderungen und Bedürfnisse in einem Unternehmen ändern können. Eine CMDB muss solchen Änderungen folgen und diese korrekt und am besten in Echtzeit abbilden können.

Um von den eben genannten Vorteilen zu profitieren, muss man gut planen und diverse Herausforderungen meistern. Hier nennen wir die drei wichtigsten:

1. Kosten der Datenerfassung und -speicherung verwalten

Eine CMDB kann schnell zu einem der größten Datenspeicher in Ihrem Unternehmen werden. Denn sie enthält oft zusätzlich eine Kopie von Daten aus anderen Quellsystemen, um wirksam genutzt werden zu können und das komplette Unternehmen abzubilden. Wenn Unternehmen dann auch noch wachsen und sich entwickeln, kann der Datenbestand recht groß werden und dann müssen Sie handeln können.

2. Daten aktuell und relevant halten

Eine CMDB ist nur so gut, wie die Aktualität ihrer Daten. Wenn sich also Ihre IT-Umgebung verändert, müssen sich in Folge auch die hinterlegten Daten in Ihrer CMDB ändern und Funktionen wie einen Auto-Discovery hilft Ihnen dabei. Das heißt, neue Assets, die Entfernung der stillgelegten Assets, Änderungen an bestehenden Assets und die Relation zwischen diesen müssen stets auf dem neuesten Stand sein. Außerdem sollten veraltete oder überholte Information möglichst automatisiert aktualisiert bzw. bereinigt werden.

3. Verwendbarkeit der Daten

Der Wert einer Configuration Management Database besteht nicht allein in ihren Daten, sondern vor allem in der korrekten Verwendung. Um eine CMDB also effektiv zu nutzen, benötigen Sie …

  • … Werkzeuge wie ITSM-Anwendungen,
  • Berichtssysteme,
  • Datenanalysefähigkeiten und
  • die passenden Prozesse

… um alle Konfigurationsdaten effizient zu nutzen. Doch es sind nicht nur gewisse Herausforderungen, die eine CMDB an Sie stellt, auch die Einführung im Unternehmen selbst sollten Sie gut planen. Denn richtig eingeführt erleichtert eine CMDB die Arbeit Ihrer IT-Teams auf allen Ebenen und optimiert die Qualität Ihrer digitalen Services erheblich.

Wie Sie eine CMDB erfolgreich etablieren

Branchenstatistiken zeigen, dass nur 25 % der Unternehmen einen sinnvollen Nutzen aus ihren CMDB-Investitionen ziehen können. Aufgrund dieser geringen Erfolgsquote hat diese Technologie einen eher zweifelhaften Ruf. Jedoch kommt diese schlechte Reputation nicht etwa durch die Leistung der CMDB selbst zustande, er rührt vielmehr von der falschen Nutzung und mangelhaften Einführung des Systems.

In jedem Unternehmen muss geprüft werden, ob die Einführung neuer Technologien und Prozesse erfolgreich sein wird. In einer aktuellen Studie der Harvard Business Review gaben 93 % der Führungskräfte an, dass die größte Herausforderung bei der datengesteuerten digitalen Transformation das Wissen der Mitarbeiter über diese Prozesse ist.

Damit Sie diese Herausforderungen meistern können, finden Sie hier 5 Tipps, die Ihnen helfen, das CMDB-Management erfolgreich einzuführen.

1. Relevanz sicherstellen

CMDBs werden oft als zentrale Informationsquelle bezeichnet. Das führt manchmal dazu, dass Unternehmen versuchen, alle ihre Daten in eine Datenbank zu zwängen, ohne darüber nachzudenken, ob die Daten überhaupt relevant sind.

Wie bei jedem Datenpool sollte eine CMDB nur fokussierte, nützliche Daten enthalten, die interne Unternehmensprozesse auch unterstützen. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre CMDB einen klar definierten Nutzen hat und die Möglichkeit bietet, Daten zu aktualisieren, alle Änderungen abzubilden und es dafür auch klare Zuständigkeiten gibt.

2. Zentralisierung richtig verstehen

Wenn wir eine CMDB als einen zentralen Ort zur Anzeige von Asset-Daten bezeichnen, bedeutet das nicht, dass sich alle Asset-Daten ausschließlich in der CMDB befinden müssen. Es ist beispielsweise sinnvoller, Finanzdaten in einem ITFM-Tool (IT Financial Management) und Softwarelizenzinformationen in einem SAM-Tool (Software Asset Management) zu speichern.

Die Daten können dann in Ihre CMDB importiert und gespiegelt werden, auch wenn dies nicht der primäre Speicherplatz ist.

3. Genauigkeit gewährleisten

Die häufigsten Probleme beim Verwenden einer CMDB bestehen darin, dass …

  • Erkennungstools zu selten ausgeführt werden,
  • Automatisierungsregeln fehlen oder
  • nicht auf manuelle Eingaben verzichtet werden kann.

Eine geeignete Lösung für diese Herausforderungen ist eine ereignisgesteuerte Erkennung, die die traditionelle Bottom-Up-Erkennung ergänzt. Bei einer Bottom-Up-Erkennung werden Assets von der Infrastruktur bis hin zu kundenorientierten CIs zugeordnet.

Eine ereignisgesteuerte Erkennung findet statt, wenn z. B. ein Ereignis innerhalb eines Systems oder ein Problem eintritt, das zur Kommunikation zwischen den Systemen führt. Basierend auf diesem Ereignis ordnet das System dann die zugehörigen CIs und deren Verbindungen zu.

4. Neue Prozesse einbinden

CMDBs dienen nicht nur zur Modellierung älterer Infrastrukturen und Software, sondern auch zur Katalogisierung von neuen Infrastrukturen sowie die damit einhergehenden Workflows.

5. Die passenden Tools auswählen

Die Auswahl des richtigen Tools ist enorm wichtig, damit eine CMDB einen Mehrwert für Geschäftsprozesse bringt. Einige CMDB-Tools sind nichts weiter als Datenstrukturen, die nur langsam auf Änderungen reagieren. Um erfolgreich mit einer CMDB zu arbeiten, braucht es also ein leistungsstarkes Configuration Management Database Tool.

Die CMDB-Software SmartCMDB von REALTECH bietet genau das, indem sie eine Datenbasis für die Automatisierung Ihrer IT-Prozesse schafft. Sie ermöglicht den Zugriff auf alle Informationen sowie Assets Ihrer Organisation. So unterstützt sie Sie bei Audits oder der Analyse und Überwachung Ihrer kritischen Infrastrukturen. Und wir unterstützen Sie durch unser Support-Team bei der Einführung im Unternehmen. Außerdem helfen wir Ihnen dabei, die Herausforderungen und Probleme, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter konfrontiert werden, zu lösen.

Nehmen Sie Ihren IT-Betrieb auf das nächste Level mit SmartCMDB!

Pflege einer CMDB

Neben den hohen Anforderungen bei der Einführung einer CMDB – aus praktischer und unternehmensbezogener Sicht – ist die Pflege einer CMDB eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Denn die Daten sind für die Prozesse und Nutzer immer nur so gut, wie diese aktuell und korrekt sind.

Wenn Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben veraltete oder falsche Daten erhalten, ist ihre Arbeit oft hinfällig und nutzlos. Dies führt zu Frust und Misstrauen bei den Nutzern und kann die Umgehung der CMDB oder Inakzeptanz der CMDB-Lösung zur Folge haben. Genau deshalb muss eine CMDB gut gepflegt werden. Das wird wie folgt gewährleistet:

  • Beim automatisierten Import der Daten in die CMDB ist also festzulegen, wie oft die Daten geholt werden müssen und ob dies technisch sinnvoll machbar ist. Zudem ist zu definieren, unter welchen Umständen veraltet oder verwaiste Daten überschrieben oder gelöscht werden.
  • Bei der manuellen Pflege von Daten sind Verantwortlichkeiten festzulegen. Um Aufwand und Nutzen in Abhängigkeit zu stellen, sollte eine Liste der einzelnen Datenfelder erstellt werden und dort Nutzen und Aufwand beurteilt werden.
  • Bei der Automatisierung ist darauf zu achten, dass nicht nur CIs und Attribute, sondern auch deren Relationen automatisch erfasst werden können.

Optimalerweise kann dies bereits in der CMDB dokumentiert werden und bedarfsweise auch dem Nutzer als Information mitangezeigt werden. Denn bei der Dynamik im heutigen Unternehmensalltag ist eine intelligente, standardisierende Discovery Engine unverzichtbar. Sie muss in der Lage sein, verschiedene technische Objekte sicher zu identifizieren, deren Status und Konfiguration auszulesen und dem Anwender auf einer normalisierten Basis (mit einheitlichen Bezeichnungen und Schreibweisen) leicht verständlich zugänglich zu machen.

Neben der intelligenten Discovery-Funktion muss die CMDB über ausreichend Schnittstellen und Methoden verfügen, um Daten aus Drittsystemen jederzeit sauber abgleichen zu können. Kurzum soll in der CMDB immer ein einheitliches Abbild der heterogenen Realität erzeugt werden.

Denn nur wenn Configuration Items (CIs) und deren Relationen aktuell sind und das Metamodell sich an stetig ändernde Rahmenbedingungen anpasst, kann die CMDB ihr tatsächliches Potenzial ausschöpfen und zu einem wertvollen, verlässlichen Werkzeug werden.

Deshalb lohnt sich ein intelligentes CMDB-Management

Die Einführung einer CMDB ist mit viel Arbeit verbunden, aber dieser Aufwand wird belohnt. Denn die Vorteile einer funktionierenden CMDB sind enorm. Durch die Erstellung eines verbindlichen Informationspunkts schaffen Sie einen Mehrwert – nicht nur für die IT-Abteilung, sondern für alle Abteilungen inkl. Geschäftsführung. Kurzum gestalten Sie nicht nur Prozesse innerhalb des Unternehmens effizienter, Sie optimieren mittels einer CMDB Ihr gesamtes Unternehmen.

Workflow-Engine in SmartCMDB
SAP-Störungen in der SmartCMDB
SmartCMDB Auto-Discovery

FAQs: Configuration Management Database (CMDB)

CMDB ist die Abkürzung für Configuration Management Database, also eine zentrale Datenbank, die alle relevanten Informationen über die Hard- und Software-Komponenten der IT-Infrastruktur enthält, die von IT-Services genutzt werden.

Der Zweck einer CMDB besteht darin, Service Assets und CIs zu identifizieren, zu speichern, zu überwachen, zu bestimmen, zu katalogisieren und an die dafür vorgesehen Stellen zu berichten. Das führt dazu, dass Zeit, Wege und Ressourcen gespart werden, indem alle relevanten Informationen, die man für die Erreichung von Unternehmenszielen benötigt, an einer Stelle gespeichert sind.

Eine CMDB beinhaltet sogenannte Configuration Items (CIs). CIs sind dabei alle Komponenten, die gemanagt werden müssen, um einen IT-Service bereitstellen zu können. Zum Beispiel kann ein Asset, wie ein Laptop, ein Configuration Item sein, muss es aber nicht. Ausschlaggebend dafür ist, ob das Asset konfigurierbar ist und über relevante Abhängigkeiten zu anderen Elementen verfügt – dann gehört es in eine CMDB.

Keine Lust mehr zu lesen?

Lassen Sie sich alles zeigen.