Für Unternehmen, die effizient agieren möchten, ist es unabdingbar, alle geschäftsrelevanten Informationen aus verteilten Datenquellen an einer zentralen Stelle zusammenzuführen. Diese Stelle ist im besten Fall eine Configuration Management Database, kurz CMDB. Wir verraten Ihnen hier, was eine CMDB ist, welche Vorteile sie bringt, wie sie aufgebaut sein muss und wie sie gepflegt wird, um optimalen Nutzen zu bringen.
Eine CMDB ist ein Datenpool, in dem alle Informationen über die Konfiguration von Elementen innerhalb eines Unternehmens gespeichert sind. Was dabei genau in die CMDB-Datenbank fließen soll, bestimmt die IT-Organisation. Das kann folgende Elemente umfassen …
Einmal in die Configuration Management Database eingespeist, werden die Konfigurationsdaten in Beziehung und in Abhängigkeit zueinander gesetzt. Das heißt, sie können Klassen und Attributen zugeteilt werden. Jede Änderung eines Elementes oder der Beziehung zu anderen Elementen wird automatisch erfasst und dokumentiert. Doch wie funktioniert das genau?
Eine CMDB beinhaltet eine Menge an Daten bzw. Elementen. Diese Elemente werden als Configuration Items (CIs) bezeichnet. Wie in ITIL 4 definiert, sind CIs „alle Komponenten, die gemanagt werden müssen, um einen IT-Service bereitstellen zu können“.
Zum Beispiel kann ein Asset, wie ein Laptop, ein Configuration Item sein, muss es aber nicht. Ausschlaggebend dafür ist, ob das Asset konfigurierbar ist und über relevante Abhängigkeiten zu anderen Elementen verfügt. Bei der Planung und der Definition von Abhängigkeiten in einer CMDB sollte Folgendes berücksichtigt werden, damit das System funktioniert:
Dazu ein Beispiel, um das eben Gesagte besser verständlich zu machen: Man kann pro erfasstem Gerät (zum Beispiel ein Laptop) all dessen Eigenschaften, wie …
… eintragen. Doch das sind eine Menge an Informationen, die pro Gerät benötigt werden. Multipliziert man das noch mit der Anzahl der gesamten Geräte im Unternehmen (aller Laptops) wird die hinterlegte Datenmenge, bzw. der Aufwand diese zu hinterlegen, unendlich groß, um nicht zu sagen unstemmbar.
Wird die neue Dokumentation hingegen in einer CMDB angelegt und erhalten die betroffenen CIs (wieder das Beispiel Laptop) eine logische Relation zu dieser Dokumentation, aktualisieren sich die Daten automatisch. Das spart Zeit und Ressourcen, denn im Optimalfall wird beim automatischen Erfassen der CIs (über eine Discovery-Engine), die neue Softwareversion identifiziert und über Automatisierungs-Regelwerke die neue Dokumentation in Relation gesetzt.
Relationen dienen dabei auch zur Erkennung von Abhängigkeiten. Fällt z. B. ein externer Dienstleister aus, kann dieser in der CMDB selektiert werden und eine Liste aller Standorte oder Geräte angezeigt werden, die in Relation zu diesem Dienstleister stehen. Bei der Planung einer CMDB ist deshalb Folgendes zu beachten:
Die CMDB kann also im Rahmen des IT Service Managements (ITSM) mit verschiedenen Systemen Daten austauschen, Abhängigkeiten bestimmen und Eigenschaften konfigurieren – kurzum eine CMDB hat viele Features.
Doch eine CMDB ist kein Insel-System, sondern bildet ebenso eine Basis, auf der alle im Unternehmen verwendeten Systeme zugreifen können. Ein paar Beispiele, wie eine Configuration Management Database mit diversen Systemen zusammenarbeitet, liefern wir Ihnen hier:
Eine Monitoring-Lösung erhält von einer CMDB die Informationen über die zu beobachtenden Systeme. Gleichzeitig meldet sie ihrerseits zurück, welchen Status die jeweiligen Assets haben und dieser wird wiederum in der CMDB hinterlegt.
Eine Discovery-Engine oder Software durchsucht regelmäßig das Netzwerk nach angeschlossenen Geräten. Die Informationen in den entsprechenden Configuration Items (CIs) der CMDB werden dann mit den gewonnenen Daten aktualisiert.
Eine Mapping-Funktion, die eine eindeutige Zuordnung von Daten und Status-Informationen gewährleistet. Somit ist es möglich, auch beliebige Quellen schnell und flexibel anzubinden.
Der Service Desk profitiert von einer CMDB in besonderer Weise. Meldet beispielsweise das Monitoring eine Störung an einem System, kann automatisch ein entsprechendes Ticket eröffnet werden. Dieses enthält nicht nur Angaben über die Art der Störung. Die CMDB liefert gleichzeitig alle verfügbaren Informationen zum betroffenen System.
Umgekehrt kann ein Mitarbeiter des Service Desk im Falle einer Störungsmeldung auf die Daten der CMDB zugreifen. Er erhält so in kurzer Zeit eine vollständige Übersicht über die fehlerhaften Systeme.
Beim Problem Management kann eine CMDB bei der Ursachenanalyse helfen und Teams schneller zum Kern eines Problems führen. Sie kann auch ein proaktives Problem Management unterstützen und Teams dabei helfen, Assets zu identifizieren, die ein Upgrade benötigen, um Servicekosten zu senken und ungeplante Ausfälle zu reduzieren.
Beim Change Management kann eine CMDB die Risikobewertung verbessern, indem sie voraussieht, welche Benutzer, Systeme und andere CIs betroffen sein könnten.
Technologiemanager benötigen CMDB-Daten, um allgemein auf der Ebene der Unternehmensarchitektur und des Portfoliomanagements als auch detailliert auf der Ebene des Kapazitäts- und Asset Managements zu planen.
Die IT-Finanzabteilung muss auf Aufzeichnungen zu Anwendungen oder Servicecodes zugreifen können, um Abrechnungen zuzuweisen und die Unternehmensfinanzen ordnungsgemäß zu verwalten.
Durch die Auto-Discovery wird die CMDB-Lösung voll automatisiert befüllt. Dabei erfasst das integrierte Monitoring kontinuierlich Statusinformationen und -veränderungen. Sämtliche Objekte, deren Eigenschaften und Status sind somit stets aktuell und zentral verfügbar.
Mit dem Aufbau einer CMDB erhalten Unternehmen eine valide Datenbank mit qualitativ hochwertigen Informationen, die nicht nur die Beschaffungszeit von Informationen minimiert, sondern auch die Basis bildet, um die Prozess- und Servicequalität zu erhöhen.
Das Ziel einer CMDB ist es also, Unternehmen genau die Informationen bereitzustellen, die erforderlich sind, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und ITSM-Prozesse effizient auszuführen.
Die Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsbeispiele für eine CMDB im Unternehmen sind vielfältig und alle Unternehmensbereiche können davon profitieren. Denn Sie bietet:
Die CMDB beinhaltet somit Informationen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens, sichert diese in den CIs, stellt Verbindungen zwischen ihnen her und stellt Mitarbeitern und Führungskräften Informationen abteilungsübergreifend und zentral zur Verfügung.
Durch die Zentralisierung aller Konfigurationsinformationen können alle Mitarbeiter und die Führungsebene kritische CIs und ihre Beziehungen zueinander besser verstehen. Eine CMDB kann so als Folge bei wichtigen ITSM-Prozessen von großem Nutzen sein:
Die nachfolgende Grafik veranschaulicht gut, inwiefern ITSM-Prozesse, das Database Configuration Management, die Discovery-Engine und die Prozess-Automatisierung zusammenhängen.
Von welchen Vorteilen Ihr Unternehmen durch die Implementierung einer leistungsstarken CMDB profitiert, listen wir im nachfolgenden Abschnitt auf.
Eine CMDB spart Zeit und vermeidet Leerlaufzeiten, denn Ihr Team muss sich nicht mehr durch dutzende Tools schalten, um die notwendigen Informationen zu ermitteln. Ganz egal, ob Sie Informationen zu einem Server aus dem Monitoring, eine Rechnung aus der Finanzbuchhaltung oder die letzte Korrespondenz mit der Technik suchen, um eine Störung beheben zu können: Alle Informationen und Dokumente liegen in der CMDB bereit.
Eine immer aktuelle CMDB …
Den größten Mehrwert stellt jedoch die Verlässlichkeit von Informationen dar. Da es keine lokale Dokumentation mehr gibt und alle Änderungen in der CMDB dokumentiert werden, stehen stets hochaktuelle Informationen für Mitarbeiter aller Abteilungen bereit.
Der mühsame und fehleranfällige Abgleich zwischen verschiedenen Dokumentationsdaten zur Ermittlung der aktuellen Version ist dank einer gut gepflegten CMDB somit Geschichte. In regulierten Branchen kann sie zusätzlich die Einhaltung von Vorschriften unterstützen, Teams bei der Verwaltung von Kontrollen helfen und einen klaren Audit-Trail vorgeben.
Um diese Vorteile zu nutzen, gilt es jedoch, gewisse Schritte im Unternehmen einzuleiten und bei der Einführung einer CMDB nichts dem Zufall zu überlassen. Welche Anforderungen eine gelungene CMDB-Einführung mit sich bringt, erfahren Sie jetzt.
Ausschlaggebend dafür, ob eine CMDB effizient genutzt werden kann, ist ihr struktureller Aufbau. Das heißt, sie muss nach aktuellen unternehmensspezifischen Anforderungen designt sein. Aktuell bedeutet das , dass sich die Anforderungen und Bedürfnisse in einem Unternehmen ändern können. Eine CMDB muss solchen Änderungen folgen und diese korrekt und am besten in Echtzeit abbilden können.
Um von den eben genannten Vorteilen zu profitieren, muss man gut planen und diverse Herausforderungen meistern. Hier nennen wir die drei wichtigsten:
Eine CMDB kann schnell zu einem der größten Datenspeicher in Ihrem Unternehmen werden. Denn sie enthält oft zusätzlich eine Kopie von Daten aus anderen Quellsystemen, um wirksam genutzt werden zu können und das komplette Unternehmen abzubilden. Wenn Unternehmen dann auch noch wachsen und sich entwickeln, kann der Datenbestand recht groß werden und dann müssen Sie handeln können.
Eine CMDB ist nur so gut, wie die Aktualität ihrer Daten. Wenn sich also Ihre IT-Umgebung verändert, müssen sich in Folge auch die hinterlegten Daten in Ihrer CMDB ändern und Funktionen wie einen Auto-Discovery hilft Ihnen dabei. Das heißt, neue Assets, die Entfernung der stillgelegten Assets, Änderungen an bestehenden Assets und die Relation zwischen diesen müssen stets auf dem neuesten Stand sein. Außerdem sollten veraltete oder überholte Information möglichst automatisiert aktualisiert bzw. bereinigt werden.
Der Wert einer Configuration Management Database besteht nicht allein in ihren Daten, sondern vor allem in der korrekten Verwendung. Um eine CMDB also effektiv zu nutzen, benötigen Sie …
… um alle Konfigurationsdaten effizient zu nutzen. Doch es sind nicht nur gewisse Herausforderungen, die eine CMDB an Sie stellt, auch die Einführung im Unternehmen selbst sollten Sie gut planen. Denn richtig eingeführt erleichtert eine CMDB die Arbeit Ihrer IT-Teams auf allen Ebenen und optimiert die Qualität Ihrer digitalen Services erheblich.
Branchenstatistiken, wie jene von Gartner-Research, zeigen, dass nur 25 % der Unternehmen einen bedeutsamen Nutzen aus ihren CMDB-Investitionen ziehen. Aufgrund dieser niedrigen Erfolgsquote hat die Technologie einen ziemlich zweifelhaften Ruf. Jedoch kommt diese schlechte Reputation nicht etwa durch die Leistung der CMDB selbst zustande, er rührt vielmehr von der falschen Nutzung und mangelhaften Einführung des Systems.
In jedem Unternehmen muss ermittelt werden, ob die Einführung neuer Technologien und Prozesse erfolgreich sein wird. In einer aktuellen Studie des Harvard Business Review gaben 93 % der Führungskräfte an, dass die größte Herausforderung bei der datengesteuerten digitalen Transformation die Kenntnisse der Mitarbeiter über diese Prozesse sind.
Damit Sie diese Herausforderungen meistern können, geben wir Ihnen hier 5 Tipps an die Hand, um das CMDB-Management erfolgreich einzuführen.
CMDBs werden oft als zentrale Informationsquelle bezeichnet. Das führt manchmal dazu, dass Unternehmen versuchen, alle ihre Daten in eine Datenbank zu zwängen, ohne darüber nachzudenken, ob die Daten überhaupt relevant sind.
Wie bei jedem Datenpool sollte eine CMDB nur fokussierte, nützliche Daten enthalten, die interne Unternehmensprozesse auch unterstützen. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre CMDB einen klar definierten Nutzen hat und die Möglichkeit bietet, Daten zu aktualisieren, alle Änderungen abzubilden und es dafür auch klare Zuständigkeiten gibt.
Wenn wir eine CMDB als einen zentralen Ort zur Anzeige von Asset-Daten bezeichnen, bedeutet das nicht, dass sich alle Asset-Daten ausschließlich in der CMDB befinden müssen. Es ist beispielsweise sinnvoller, Finanzdaten in einem ITFM-Tool (IT Financial Management) und Softwarelizenzinformationen in einem SAM-Tool (Software Asset Management) zu speichern.
Die Daten können dann in Ihre CMDB importiert und gespiegelt werden, auch wenn dies nicht der primäre Speicherplatz ist.
Die häufigsten Probleme beim Verwenden einer CMDB bestehen darin, dass …
Eine geeignete Lösung für diese Herausforderungen ist eine ereignisgesteuerte Erkennung, die die traditionelle Bottom-Up-Erkennung ergänzt. Bei einer Bottom-Up-Erkennung werden Assets von der Infrastruktur bis hin zu kundenorientierten CIs zugeordnet.
Eine ereignisgesteuerte Erkennung findet statt, wenn z. B. ein Ereignis innerhalb eines Systems oder ein Problem eintritt, das zur Kommunikation zwischen den Systemen führt. Basierend auf diesem Ereignis ordnet das System dann die zugehörigen CIs und deren Verbindungen zu.
CMDBs dienen nicht nur zur Modellierung älterer Infrastrukturen und Software, sondern auch zur Katalogisierung von neuen Infrastrukturen sowie die damit einhergehenden Workflows.
Die Auswahl des richtigen Tools ist enorm wichtig, damit eine CMDB einen Mehrwert für Geschäftsprozesse bringt. Einige CMDB-Tools sind nichts weiter als Datenstrukturen, die nur langsam auf Änderungen reagieren. Um erfolgreich mit einer CMDB zu arbeiten, braucht es also ein leistungsstarkes Configuration Management Database Tool.
Die CMDB-Software SmartCMDB von REALTECH bietet genau das, indem sie eine Datenbasis für die Automatisierung Ihrer IT-Prozesse schafft. Sie ermöglicht den Zugriff auf alle Informationen sowie Assets Ihrer Organisation. So unterstützt sie Sie bei Audits oder der Analyse und Überwachung Ihrer kritischen Infrastrukturen. Und wir unterstützen Sie durch unser Support-Team bei der Einführung im Unternehmen. Außerdem helfen wir Ihnen dabei, die Herausforderungen und Probleme, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter konfrontiert werden, zu lösen.
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Neben den hohen Anforderungen bei der Einführung einer CMDB – aus praktischer und unternehmensbezogener Sicht – ist die Pflege einer CMDB eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Denn die Daten sind für die Prozesse und Nutzer immer nur so gut, wie diese aktuell und korrekt sind.
Wenn Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer Aufgaben veraltete oder falsche Daten erhalten, ist ihre Arbeit oft hinfällig und nutzlos. Dies führt zu Frust und Misstrauen bei den Nutzern und kann die Umgehung der CMDB oder Inakzeptanz der CMDB-Lösung zur Folge haben. Genau deshalb muss eine CMDB gut gepflegt werden. Das wird wie folgt gewährleistet:
Optimalerweise kann dies bereits in der CMDB dokumentiert werden und bedarfsweise auch dem Nutzer als Information mitangezeigt werden. Denn bei der Dynamik im heutigen Unternehmensalltag ist eine intelligente, standardisierende Discovery Engine unverzichtbar. Sie muss in der Lage sein, verschiedene technische Objekte sicher zu identifizieren, deren Status und Konfiguration auszulesen und dem Anwender auf einer normalisierten Basis (mit einheitlichen Bezeichnungen und Schreibweisen) leicht verständlich zugänglich zu machen.
Neben der intelligenten Discovery-Funktion muss die CMDB über ausreichend Schnittstellen und Methoden verfügen, um Daten aus Drittsystemen jederzeit sauber abgleichen zu können. Kurzum soll in der CMDB immer ein einheitliches Abbild der heterogenen Realität erzeugt werden.
Denn nur wenn Configuration Items (CIs) und deren Relationen aktuell sind und das Metamodell sich an stetig ändernde Rahmenbedingungen anpasst, kann die CMDB ihr tatsächliches Potenzial ausschöpfen und zu einem wertvollen, verlässlichen Werkzeug werden.
Die Einführung einer CMDB ist mit viel Arbeit verbunden, aber dieser Aufwand wird belohnt. Denn die Vorteile einer funktionierenden CMDB sind enorm. Durch die Erstellung eines verbindlichen Informationspunkts schaffen Sie einen Mehrwert – nicht nur für die IT-Abteilung, sondern für alle Abteilungen inkl. Geschäftsführung. Kurzum gestalten Sie nicht nur Prozesse innerhalb des Unternehmens effizienter, Sie optimieren mittels einer CMDB Ihr gesamtes Unternehmen.
CMDB ist die Abkürzung für Configuration Management Database, also eine zentrale Datenbank, die alle relevanten Informationen über die Hard- und Software-Komponenten der IT-Infrastruktur enthält, die von IT-Services genutzt werden.
Der Zweck einer CMDB besteht darin, Service Assets und CIs zu identifizieren, zu speichern, zu überwachen, zu bestimmen, zu katalogisieren und an die dafür vorgesehen Stellen zu berichten. Das führt dazu, dass Zeit, Wege und Ressourcen gespart werden, indem alle relevanten Informationen, die man für die Erreichung von Unternehmenszielen benötigt, an einer Stelle gespeichert sind.
Eine CMDB beinhaltet sogenannte Configuration Items (CIs). CIs sind dabei alle Komponenten, die gemanagt werden müssen, um einen IT-Service bereitstellen zu können. Zum Beispiel kann ein Asset, wie ein Laptop, ein Configuration Item sein, muss es aber nicht. Ausschlaggebend dafür ist, ob das Asset konfigurierbar ist und über relevante Abhängigkeiten zu anderen Elementen verfügt – dann gehört es in eine CMDB.
